Saltar de tarefa em tarefa parece eficiente, mas é o que mais te rouba a manhã. Junta o trabalho parecido em blocos e fazes o mesmo em metade do tempo.
Prazos de pagamento que aliviam o caixa, comparações pelo preço total e não pelo unitário, o risco do fornecedor único e o preço da fiabilidade: as compras também são gestão.
Chega uma app por tarefa real, usada todos os dias. Este é o kit enxuto de um pequeno negócio, e o critério para não subscrever tudo o resto.
O modo como falas com clientes, decides preços e resolves problemas está na tua cabeça. Enquanto ficar lá, não consegues delegar, contratar, nem tirar férias.
Próximo passo
8 minutos, e sais com a ordem das tuas decisões.
Há um tipo de cansaço que não vem de ter trabalhado muito. Vem de ter saltado muito. Começas o post para as redes, lembras-te de uma encomenda, respondes a uma mensagem, voltas ao post, abres o email, fazes uma fatura, voltas ao post outra vez e já não te lembras do que ias escrever. Ao fim da manhã a cabeça está em franja e, ao mesmo tempo, com a estranha sensação de que não acabaste nada. As duas coisas são verdade ao mesmo tempo.
A culpa é da forma como o trabalho está organizado: tudo misturado, tudo a competir pela tua atenção ao mesmo tempo. E há uma técnica simples para resolver isto, com um nome estrangeiro que assusta mais do que devia: trabalhar em lotes (em inglês, batch working). É só isto: juntar tarefas parecidas e fazê-las todas de uma vez, em vez de andar a saltar de tipo em tipo.
Parece óbvio demais para fazer diferença. Faz. E a razão tem a ver com o que se passa dentro da tua cabeça de cada vez que mudas de tarefa.
Quando estás concentrado numa coisa e mudas para outra, o teu cérebro não muda de imediato. Fica um bocado preso na anterior. Gloria Mark, professora na Universidade da Califórnia que mediu isto durante anos com cronómetro, chegou a um número que assusta: depois de uma interrupção, demoras em média 23 minutos a recuperar a concentração total. E o pior é que nem te apercebes. Sentes que já voltaste ao trabalho, mas o cérebro ainda anda a meio caminho.
Agora faz a conta na tua cabeça. Se saltas de tarefa dez vezes numa manhã (e provavelmente saltas mais), o tempo que perdes só a tentar voltar ao sítio onde estavas come a manhã inteira. O problema foi pagares um imposto de cada vez que mudaste de assunto.
Há outra coisa que se costuma chamar fazer várias coisas ao mesmo tempo, como se fosse uma habilidade. Não é bem isso que acontece. O cérebro não faz duas tarefas a pensar em simultâneo: alterna muito depressa entre elas, como uma luz a piscar. E a cada salto perde eficiência. Investigação de David Meyer, na Universidade de Michigan, estimou essa perda entre 20% e 40%. Quer dizer: a proposta que farias em 45 minutos com a cabeça só nela demora mais de uma hora se a fores escrevendo entre mensagens. E sai com mais erros.
A conclusão é incómoda mas libertadora. A sensação de andar sempre ocupado é, muitas vezes, agitação disfarçada de trabalho, e diz pouco sobre produtividade.
Trabalhar em lotes é manter o cérebro no mesmo modo o máximo de tempo possível. Tens um modo criativo (escrever, criar conteúdo, desenhar), um modo administrativo (faturas, contas, emails), um modo cliente (atender, responder, marcar). Cada vez que saltas de um modo para outro, pagas o tal imposto dos 23 minutos. A solução é não saltar tantas vezes.
Em vez de responderes a mensagens quinze vezes ao dia, respondes em duas janelas combinadas. Em vez de criares um post por dia ao sabor da inspiração, crias quatro de uma vez num bloco de duas horas. Em vez de fazeres faturas sempre que te lembras, juntas todas e fazes na sexta à tarde. O trabalho é o mesmo. O que muda é que paras de pagar o imposto de mudar de modo a toda a hora.
A isto junta-se uma segunda ideia, que vem do investigador Cal Newport: trabalho profundo (em inglês, deep work). É o trabalho que exige a tua cabeça por inteiro, sem interrupções: pensar uma estratégia, escrever algo de raiz, preparar uma proposta importante. É o trabalho que faz o negócio crescer, ao contrário do trabalho mais leve (responder, arquivar, tratar de pequenas coisas) que apenas o mantém a andar. O problema é que o trabalho leve é barulhento e parece urgente, e o trabalho profundo é silencioso. Sem proteção, o urgente come o importante todos os dias antes do almoço.
Trabalhar em lotes serve precisamente para abrir e proteger esses espaços de foco. Um bloco de duas horas só para uma coisa, com o telemóvel longe, rende mais do que um dia inteiro a fazer tudo um bocadinho.
O Vítor tem 52 anos e faz mobília por encomenda numa pequena oficina. Trabalha sozinho e, durante muito tempo, fez todos os dias um pouco de cada coisa: cortava madeira de manhã, parava para fotografar uma peça acabada, respondia a mensagens de clientes a meio da lixagem, ia ao computador fazer um orçamento, voltava à bancada. Cinco tarefas tocadas por dia, nenhuma realmente concluída com qualidade.
O que mais o frustrava era olhar para a semana e perceber que tinha andado sempre a correr sem ter avançado em nada. As fotografias saíam apressadas porque tinha encomendas à espera. O corte era interrompido a cada mensagem. À noite, deitava-se com a sensação de não ter feito o suficiente, depois de um dia inteiro de pé.
O Vítor não comprou nada nem mudou de oficina. Sentou-se num domingo e dividiu a semana por temas. Segunda e quarta passaram a ser dias de produção, só serra e bancada, com o telemóvel noutra divisão. Terça de manhã virou o bloco de fotografias e de escrever as publicações da semana, tudo de uma vez. Quinta e sexta ficaram para orçamentos, emails e envios. A regra que se impôs foi simples: no dia de produção não se abre o computador.
Em três semanas, fazia mais peças nos dois dias de produção do que antes fazia em cinco dias picados. E a qualidade subiu, porque a cabeça já não estava a saltar de modo a cada dez minutos.
A Célia tem 36 anos e dá explicações e formação online a partir de casa. O problema dela era outro: vivia agarrada à caixa de entrada. Tinha o email sempre aberto e respondia a cada mensagem no momento em que chegava, convencida de que isso era ser profissional e disponível. Entre uma aula e outra, abria o telemóvel, respondia a três mensagens, voltava a preparar o material, abria outra vez.
Quando parou para reparar, percebeu que nunca conseguia preparar uma aula nova de fio a pavio. Estava sempre a ser puxada para fora. O trabalho que dava valor ao que ela vendia (criar bom material, pensar nas aulas) era exatamente o que ficava espremido entre interrupções, feito à pressa ao fim da noite.
A Célia fez duas mudanças e nada mais. Primeiro, definiu duas janelas para os emails: uma às onze, outra ao fim da tarde. Fora dessas horas, a caixa ficava fechada e as notificações desligadas. Avisou os alunos com uma frase direta: respondo às mensagens duas vezes por dia, e quem precisar de algo urgente liga. Segundo, reservou as manhãs de terça e de quinta para um bloco de foco de duas horas só para preparar material, com o telemóvel virado para baixo do outro lado da mesa.
Ninguém se queixou da demora nas respostas. Em compensação, a Célia passou a chegar a sexta-feira com material preparado para a semana seguinte, em vez de o fazer de afogadilho. O trabalho importante deixou de ser o último a acontecer.
A semana a desenhar é a tua, a partir do teu negócio e dos teus compromissos reais. São três passos.
Primeiro, identifica os teus modos de trabalho. Quase toda a gente que trabalha por conta própria tem três a cinco: criativo, cliente, administrativo, estratégico. Escreve quais são os teus.
Segundo, dá um tema a cada dia (ou a cada meio-dia). Não precisa de ser rígido. Se conseguires que 70% do dia seja dedicado ao tema e 30% fique flexível, já transformaste a semana. O objetivo é que, quando te sentas, saibas em que modo estás antes de começar.
Terceiro, protege os blocos de foco. Um bloco sem proteção não passa de uma sugestão, e qualquer mensagem o desfaz. Define duas ou três regras simples: o telemóvel fica noutra divisão durante o bloco de foco, os emails só se abrem em horas marcadas, e tens uma frase pronta para quando alguém te interromper.
Um aviso para não desistires à primeira: ninguém aguenta duas horas de foco logo na primeira semana. A concentração treina-se como um músculo. Começa com blocos de 25 minutos e vai acrescentando cinco minutos por semana. Em poucas semanas chegas tranquilamente aos 45 ou 60. E lembra-te que isto não é uma prisão: se terça é o teu dia de conteúdo e surge mesmo uma emergência, resolves a emergência. Cumprir 70% do plano já muda a tua semana por completo. Os dias mais produtivos são os que têm direção.
Trabalhar em lotes não te pede para trabalhares mais horas. Pede o contrário: que pares de desperdiçar as que já tens a saltar de tarefa em tarefa. Juntas o que é parecido, proteges um espaço de silêncio para o trabalho que importa, e descobres que a manhã rende muito mais quando não a partes em vinte bocados.
Chega uma folha, decidir os temas dos teus dias, e repetir até virar hábito. O resto vem.
No Elevate, a lição "Batch Working e Deep Work" ajuda-te a montar uma semana por blocos com os teus modos de trabalho, e "Gestão de Tempo" mostra-te primeiro onde é que as tuas horas estão mesmo a ir, antes de as reorganizares. As duas trabalham este tema de forma concreta, feita para quem faz tudo sozinho.
Organizar a semana por blocos é gestão do teu recurso mais escasso: as horas.