Há um tipo de cansaço que vem menos de ter trabalhado muito e mais de ter saltado muito. Um post para as redes fica a meio porque entra uma encomenda, depois uma mensagem, depois o email, depois uma fatura, e quando se volta ao post já ninguém se lembra do que ia escrito. Ao fim da manhã a cabeça está cansada, com a estranha sensação de que nada ficou acabado.
A culpa é da forma como o trabalho está organizado: tudo misturado, tudo a competir pela atenção ao mesmo tempo. E há uma técnica simples para resolver isto, com um nome estrangeiro que assusta mais do que devia: trabalhar em lotes (em inglês, batch working). É só isto: juntar tarefas parecidas e fazê-las todas de uma vez, em vez de andar a saltar de tipo em tipo.
Parece óbvio demais para fazer diferença, mas faz. E a razão tem a ver com o que se passa dentro da cabeça de cada vez que se muda de tarefa.
O custo invisível de saltar
Quando a concentração está numa coisa e se muda para outra, o cérebro não muda de imediato. Fica um bocado preso na anterior. Gloria Mark, professora na Universidade da Califórnia que mediu isto durante anos com cronómetro, chegou a um número que assusta: depois de uma interrupção, leva-se em média 23 minutos a recuperar a concentração total. E o pior é que ninguém dá por isso: parece que o trabalho já recomeçou, mas o cérebro ainda anda a meio caminho.
O cálculo é simples. Com dez saltos de tarefa numa manhã (e costumam ser mais), o tempo perdido a voltar ao sítio onde se estava ocupa a manhã inteira. O problema é o tempo perdido de cada vez que se muda de assunto.
Há outra coisa que se costuma chamar fazer várias coisas ao mesmo tempo, como se fosse uma habilidade. Não é bem isso que acontece. O cérebro não faz duas tarefas a pensar em simultâneo: alterna muito depressa entre elas, como uma luz a piscar. E a cada salto perde eficiência. Investigação de David Meyer, na Universidade de Michigan, estimou essa perda entre 20% e 40%. Quer dizer: a proposta que ficaria pronta em 45 minutos, com a cabeça só nela, demora mais de uma hora se for escrita entre mensagens. E sai com mais erros.
A conclusão é incómoda mas libertadora. A sensação de andar sempre ocupado é, muitas vezes, agitação disfarçada de trabalho, e diz pouco sobre produtividade.
Trabalhar em lotes, explicado em duas linhas
Trabalhar em lotes é manter o cérebro no mesmo modo o máximo de tempo possível. Há um modo criativo (escrever, criar conteúdo, desenhar), um modo administrativo (faturas, contas, emails), um modo cliente (atender, responder, marcar). Cada salto de um modo para outro custa os tais 23 minutos. A solução é não saltar tantas vezes.
Em vez de quinze respostas soltas ao longo do dia, duas janelas combinadas para as mensagens. Em vez de um post por dia ao sabor da inspiração, quatro de uma vez, num bloco de duas horas. Em vez de faturas emitidas à medida que vão surgindo, todas juntas na sexta à tarde. O trabalho é o mesmo, e deixa de se perder tempo a mudar de modo a toda a hora.
A isto junta-se uma segunda ideia, que vem do investigador Cal Newport: trabalho profundo (em inglês, deep work). É o trabalho que exige a cabeça por inteiro, sem interrupções: pensar uma estratégia, escrever algo de raiz, preparar uma proposta importante. É o trabalho que faz o negócio crescer, ao contrário do trabalho mais leve (responder, arquivar, tratar de pequenas coisas) que apenas o mantém a andar. O problema é que o trabalho leve é barulhento e parece urgente, e o trabalho profundo é silencioso. Sem proteção, o urgente passa à frente do importante todos os dias antes do almoço.
Trabalhar em lotes serve precisamente para abrir e proteger esses espaços de foco. Um bloco de duas horas só para uma coisa, com o telemóvel longe, rende mais do que um dia inteiro a fazer tudo um bocadinho.
O Vítor e os cinco dias a tocar em tudo
O Vítor tem 52 anos e faz mobília por encomenda numa pequena oficina. Trabalha sozinho e, durante muito tempo, fez todos os dias um pouco de cada coisa: cortava madeira de manhã, parava para fotografar uma peça acabada, respondia a mensagens de clientes a meio da lixagem, ia ao computador fazer um orçamento, voltava à bancada. Cinco tarefas tocadas por dia, nenhuma realmente concluída com qualidade.
O que mais o frustrava era olhar para a semana e perceber que tinha andado sempre a correr sem ter avançado em nada. As fotografias saíam apressadas porque tinha encomendas à espera. O corte era interrompido a cada mensagem. À noite, deitava-se com a sensação de não ter feito o suficiente, depois de um dia inteiro de pé.
O Vítor não comprou nada nem mudou de oficina. Sentou-se num domingo e dividiu a semana por temas. Segunda e quarta passaram a ser dias de produção, só serra e bancada, com o telemóvel noutra divisão. Terça de manhã virou o bloco de fotografias e de escrever as publicações da semana, tudo de uma vez. Quinta e sexta ficaram para orçamentos, emails e envios. A regra que se impôs foi simples: no dia de produção não se abre o computador.
Em três semanas, fazia mais peças nos dois dias de produção do que antes fazia em cinco dias picados. E a qualidade subiu, porque a cabeça já não estava a saltar de modo a cada dez minutos.
A Célia e os emails que ocupavam o dia
A Célia tem 36 anos e dá explicações e formação online a partir de casa. O problema dela era outro: vivia agarrada à caixa de entrada. Tinha o email sempre aberto e respondia a cada mensagem no momento em que chegava, convencida de que isso era ser profissional e disponível. Entre uma aula e outra, abria o telemóvel, respondia a três mensagens, voltava a preparar o material, abria outra vez.
Quando parou para reparar, percebeu que nunca conseguia preparar uma aula nova de fio a pavio. Estava sempre a ser puxada para fora. O trabalho que dava valor ao que ela vendia (criar bom material, pensar nas aulas) era exatamente o que ficava espremido entre interrupções, feito à pressa ao fim da noite.
A Célia fez duas mudanças e nada mais. Primeiro, definiu duas janelas para os emails: uma às onze, outra ao fim da tarde. Fora dessas horas, a caixa ficava fechada e as notificações desligadas. Avisou os alunos com uma frase direta: respondo às mensagens duas vezes por dia, e quem precisar de algo urgente liga. Segundo, reservou as manhãs de terça e de quinta para um bloco de foco de duas horas só para preparar material, com o telemóvel virado para baixo do outro lado da mesa.
Ninguém se queixou da demora nas respostas. Em compensação, a Célia passou a chegar a sexta-feira com material preparado para a semana seguinte, em vez de o fazer de afogadilho. O trabalho importante deixou de ser o último a acontecer.
Como montar a semana por blocos
A semana desenha-se a partir do negócio e dos compromissos reais, em três passos.
Primeiro, identificar os modos de trabalho. Quase toda a gente que trabalha por conta própria tem três a cinco: criativo, cliente, administrativo, estratégico. Escrever quais são.
Segundo, dar um tema a cada dia (ou a cada meio-dia). Não precisa de ser rígido: com 70% do dia dedicado ao tema e 30% flexível, a semana já mudou. O objetivo é começar cada bloco a saber em que modo se trabalha.
Terceiro, proteger os blocos de foco. Um bloco sem proteção não passa de uma sugestão, e qualquer mensagem o desfaz. Bastam duas ou três regras simples: o telemóvel fica noutra divisão durante o bloco de foco, os emails só se abrem em horas marcadas, e há uma frase pronta para quando alguém interrompe.
Um aviso para não desistir à primeira: ninguém aguenta duas horas de foco logo na primeira semana. A concentração treina-se como um músculo. O melhor é começar com blocos de 25 minutos e acrescentar cinco minutos por semana, o que leva tranquilamente aos 45 ou 60 em poucas semanas. E isto não é uma prisão: se terça é o dia de conteúdo e surge mesmo uma emergência, trata-se da emergência. Cumprir 70% do plano já muda a semana por completo. Os dias mais produtivos são os que têm direção.
O ganho é fazer melhor com as horas que já existem
Trabalhar em lotes não pede mais horas de trabalho. Pede o contrário: parar de desperdiçar as horas que já existem a saltar de tarefa em tarefa. Juntar o que é parecido e proteger um espaço de silêncio para o trabalho que importa faz a manhã render muito mais do que partida em vinte bocados.
Basta uma folha para decidir os temas de cada dia, e depois é repetir até virar hábito. O resto vem.
No Elevate Club, a aula "Batch working e deep work" ajuda a montar uma semana por blocos a partir dos modos de trabalho de cada negócio, e "Gestão de tempo" mostra primeiro para onde estão mesmo a ir as horas, antes de as reorganizar. As duas trabalham este tema de forma concreta, feita para quem faz tudo sozinho.
Organizar a semana por blocos é gestão do recurso mais escasso: as horas.
Para pôr isto em prática, o plano «O tempo e a rotina» tem as aulas e as ferramentas, em dias de até 15 minutos, e acaba com a rotina do dia, as tarefas por prioridade, três tarefas automatizadas e o primeiro processo escrito.