Checklist para abrir atividade

A situação

Abrir atividade é a primeira decisão fiscal de um negócio em nome próprio, e é uma decisão que se toma de uma só vez, num formulário: o código da atividade, o regime de IVA, o regime de IRS e a data de início ficam escolhidos no mesmo ecrã. A Segurança Social é avisada pelas Finanças, e o calendário do primeiro ano começa a contar nesse dia.

As regras mudaram em 2025. O regime de isenção de IVA foi refeito pelo Decreto-Lei n.º 35/2025, com efeitos a 1 de julho de 2025, e deixou de haver a conta proporcional do limite no ano de abertura. A Classificação das Atividades Económicas passou à versão CAE-Rev.4, com efeitos a 1 de janeiro de 2025.

Este guia cobre o caso mais comum: uma pessoa singular que presta serviços ou vende em nome próprio, no regime simplificado de IRS, com faturação prevista abaixo de 15 000€ por ano. Com contabilidade organizada, a declaração de início é entregue por um contabilista certificado.

Passo 1 — Reunir o que a declaração pede

A declaração de início de atividade entrega-se antes de começar a trabalhar por conta própria, o mais tardar no próprio dia indicado como data de início. Entrega-se no Portal das Finanças, no menu Atividade > Submeter declarações-início, alteração e cessação, ou num serviço de Finanças.

Antes de abrir o formulário, convém ter à mão:

• O acesso ao Portal das Finanças: número de identificação fiscal e senha, Cartão de Cidadão com leitor, ou Chave Móvel Digital.
• O código da atividade (passo 2).
• A estimativa do volume de negócios desde a data de início até 31 de dezembro desse ano. Não se converte num valor anual: quem começa em novembro indica o que prevê faturar em novembro e dezembro.
• O IBAN e o BIC/SWIFT de uma conta bancária em nome próprio, que fica associada à atividade.

O sinal de que está bem feito: a estimativa de faturação foi calculada a partir de clientes ou orçamentos concretos.

Passo 2 — Escolher o código da atividade

A atividade identifica-se de duas maneiras, e a declaração aceita ambas:

• Pela CAE-Rev.4, a classificação de atividades económicas do INE, em vigor desde 1 de janeiro de 2025 (Decreto-Lei n.º 9/2025). Os códigos de guias anteriores a 2025 são da versão Rev.3 e alguns já não existem.
• Pela tabela de atividades do artigo 151.º do Código do IRS, aprovada pela Portaria n.º 1011/2001. É a lista das profissões liberais: consultores, designers, tradutores, psicólogos, professores, entre outras, cada uma com um código de quatro dígitos.

No regime simplificado, o rendimento tributável depende de a atividade estar ou não especificamente prevista nessa tabela (passo 4), e a taxa de retenção na fonte também (passo 6). A tabela tem um código residual, o 1519 «Outros prestadores de serviços», para atividades que não cabem em nenhum outro.

Como decidir:

1. Procurar a profissão na tabela do artigo 151.º. Se lá estiver com o nome do que se faz, é esse o código.
2. Se não estiver, procurar na CAE-Rev.4 a atividade que descreve o que se vende.
3. Indicar um código principal e, se houver outras atividades reais, os secundários. Uma atividade nova acrescenta-se depois, por declaração de alterações, quando começar.

O sinal de que está bem feito: a descrição do código, lida em voz alta, descreve o que aparece nas faturas.

Passo 3 — Escolher o regime de IVA

Há três enquadramentos possíveis para quem começa sozinho e presta serviços ou vende em Portugal.

Isenção do artigo 53.º do Código do IVA

É o regime das pequenas empresas. Aplica-se a quem tem sede ou domicílio em Portugal, não faz exportações nem atividades conexas e não estima, até ao fim do ano em que começa, um volume de negócios superior a 15 000€. Desde a reforma de 2025, o regime também admite quem tem contabilidade organizada e quem faz importações.

Na prática:

• As faturas saem sem IVA, com a menção «IVA – regime de isenção».
• Não se entrega declaração periódica de IVA.
• O IVA pago nas compras não se deduz.

O limite vigia-se durante o ano, e tem duas saídas:

Isenção do artigo 9.º do Código do IVA

Algumas atividades são isentas pela natureza, seja qual for a faturação: as consultas médicas, por exemplo. As faturas levam a menção «IVA - Isento art.º 9.º». Se a atividade estiver no artigo 9.º, o limite dos 15 000€ não se aplica a essa parte da faturação.

Regime normal

Liquida-se IVA nas faturas (a taxa normal no continente é 23%, Código do IVA, artigo 18.º), deduz-se o IVA das compras da atividade e entrega-se a declaração periódica. Com volume de negócios abaixo de 650 000€, a periodicidade é trimestral. Quem pode ficar isento no artigo 53.º e prefere o regime normal pode optar por ele, mas fica obrigado a permanecer pelo menos cinco anos.

O sinal de que está bem feito: antes de submeter, o resumo da declaração mostra o enquadramento de IVA que se pretendia. Se não mostrar, corrige-se antes de entregar.

Uma situação que apanha muitos isentos

Quem está no artigo 53.º continua a ser sujeito passivo de IVA. Quando um fornecedor sem sede em Portugal fatura um serviço sem IVA (alojamento de sites, software por subscrição, publicidade), o IVA desse serviço pode ter de ser liquidado por quem compra, em autoliquidação. Nesse caso, entrega-se a declaração e paga-se o imposto até ao fim do mês seguinte, só nos meses em que houve essas compras (Código do IVA, artigo 2.º, n.º 1, alínea e), e artigo 27.º, n.os 3 e 5). Uma fatura de um fornecedor estrangeiro que já traga IVA português não pede mais nada.

Passo 4 — Confirmar o regime de IRS

Com rendimentos da categoria B até 200 000€ por ano, o enquadramento é no regime simplificado, salvo opção pela contabilidade organizada. No regime simplificado não há contabilista obrigatório: o rendimento tributável obtém-se aplicando um coeficiente ao que se fatura, e a lei presume as despesas.

Os coeficientes principais (Código do IRS, artigo 31.º, n.º 1):

A redução dos primeiros dois anos. Os coeficientes de 0,75 e de 0,35 descem 50% no ano de início de atividade e 25% no ano seguinte, desde que nesses anos não haja rendimentos de trabalho dependente (categoria A) nem pensões (categoria H). A redução não se aplica a quem cessou atividade há menos de cinco anos (artigo 31.º, n.os 10 e 11). Num serviço da tabela, o coeficiente passa a 0,375 no primeiro ano e a 0,5625 no segundo.

A regra dos 15%. Nos serviços, o regime simplificado exige justificar despesas até 15% do que se fatura. Contam automaticamente a dedução específica (4 587,09€ em 2026) ou, se forem maiores, as contribuições pagas à Segurança Social. Até cerca de 30 580€ de serviços por ano, a dedução específica cobre os 15% sozinha (artigo 31.º, n.º 13). Acima disso, contam também as despesas da atividade comunicadas no e-Fatura e afetadas à atividade até ao fim de fevereiro do ano seguinte.

O sinal de que está bem feito: sabe-se, antes de submeter, que coeficiente se aplica ao código escolhido e se a redução do primeiro ano vale para este caso.

Passo 5 — Saber quando começa a Segurança Social

Não há inscrição separada. As Finanças comunicam o início de atividade à Segurança Social, que faz a inscrição e o enquadramento no regime dos trabalhadores independentes e envia a notificação. Convém confirmar na Segurança Social Direta, uns dias depois, o que ficou registado.

Primeira atividade. O primeiro enquadramento só produz efeitos no 1.º dia do 12.º mês posterior ao do início de atividade. Quem começa em março de 2026 fica enquadrado a 1 de março de 2027. Até lá não há contribuições a pagar nem declaração trimestral a entregar. É possível pedir, na declaração trimestral, para começar a contribuir mais cedo, com efeitos no 1.º dia do mês seguinte.

Reinício. Quem já teve atividade como trabalhador independente e reabre fica enquadrado no 1.º dia do mês do reinício. Até à primeira declaração trimestral, se não houver rendimentos ou a contribuição calculada ficar abaixo de 20€, paga-se a contribuição mínima de 20€ por mês.

Acumulação com trabalho por conta de outrem. Quem tem também um contrato de trabalho fica isento de contribuir como independente enquanto, cumulativamente, o trabalho dependente for para outra entidade, sem relação de grupo, a remuneração for de pelo menos 1 vez o IAS (537,13€ em 2026) e o rendimento relevante mensal médio da atividade independente, apurado trimestralmente, ficar abaixo de 4 vezes o IAS (2 148,52€ em 2026). Acima desse valor, contribui-se só pela parte que excede. Se a Segurança Social não reconhecer a isenção sozinha, pede-se com o requerimento Mod. RC 3001-DGSS.

Quando há contribuições. O cálculo segue sempre a mesma regra:

Rendimento relevante do trimestre = 70% dos serviços + 20% das vendas de bens
Base mensal = rendimento relevante ÷ 3
Contribuição mensal = base mensal × 21,4%

A taxa é de 25,2% para empresários em nome individual que exercem exclusivamente atividade comercial ou industrial. A contribuição mínima é de 20€ por mês, e a base mensal tem como limite 12 vezes o IAS. Na declaração trimestral é possível fixar o rendimento relevante até 25% acima ou abaixo do declarado, em saltos de 5%.

O sinal de que está bem feito: a data do primeiro enquadramento está no calendário, e o valor da contribuição conhece-se antes de chegar a primeira notificação.

Passo 6 — Decidir sobre a retenção na fonte

A retenção na fonte é um adiantamento de IRS. Quem a faz é o cliente, e só se o cliente tiver ou dever ter contabilidade organizada: retém uma parte do valor da fatura e entrega-a ao Estado. Clientes particulares nunca retêm. As taxas (Código do IRS, artigo 101.º):

A dispensa. Quem prevê faturar no ano menos do que o limite do artigo 53.º do IVA (15 000€) pode dispensar a retenção, desde que não tenha passado esse valor no ano anterior. A dispensa não é automática: escreve-se na fatura-recibo a menção «Sem retenção, nos termos do n.º 1 do artigo 101.º-B do Código do IRS.» Deixa de poder ser usada no mês seguinte àquele em que o limite é atingido. Também não há retenção quando o valor a reter seria inferior a 25€.

Com ou sem dispensa, o imposto final é o mesmo: o que foi retido abate ao IRS do ano, e o que foi retido a mais é reembolsado. A dispensa só decide se o dinheiro fica na conta durante o ano ou se é adiantado ao Estado.

O sinal de que está bem feito: há uma decisão tomada para os clientes empresa, e a menção da dispensa está guardada como texto pronto a colar, se for essa a escolha.

Passo 7 — Preparar a faturação e os registos

Cada recebimento de um cliente leva uma fatura, um recibo ou uma fatura-recibo. Há duas maneiras de os emitir:

• No Portal das Finanças, em Emissão de Faturas, de Recibos e de Faturas-Recibo, ou na aplicação ATGO. Quem fatura por aqui fica dispensado de comunicar as faturas à AT, porque elas já lá estão.
• Num programa de faturação certificado pela AT. Nesse caso, os elementos das faturas emitidas num mês comunicam-se à AT até ao dia 5 do mês seguinte, e num mês sem faturas comunica-se a inexistência de faturação. O programa pode fazer essa comunicação, mas a obrigação é de quem fatura: convém confirmar no e-Fatura que cada mês ficou comunicado.

Quanto ao prazo, a fatura emite-se o mais tardar no 5.º dia útil a seguir ao momento em que o serviço é prestado, ou na data do recebimento, quando se recebe adiantado ou no momento do serviço (Código do IVA, artigo 36.º).

Do lado das despesas, as faturas com o número de contribuinte ficam no e-Fatura. As que dizem respeito à atividade afetam-se à atividade, total ou parcialmente, até ao fim de fevereiro do ano seguinte (Código do IRS, artigo 31.º, n.º 15). É esse registo que conta para a regra dos 15% do passo 4.

A declaração de início pede um IBAN em nome próprio associado à atividade. Usar essa conta só para o negócio é o que permite saber, em cada mês, quanto o negócio fatura e quanto fica guardado para impostos.

O sinal de que está bem feito: a primeira fatura-recibo foi emitida, sai com a menção de IVA certa e, se for o caso, com a da dispensa de retenção.

Um designer que abre atividade em novembro

O designer gráfico vai abrir atividade pela primeira vez a 2 de novembro de 2026, sem nenhum outro trabalho. Tem quatro projetos acordados com empresas para novembro e dezembro, a 600€ cada.

Declaração de início. Estimativa de volume de negócios até 31 de dezembro: 4 × 600€ = 2 400€. O código é o 1336 «Designers», da tabela do artigo 151.º.

IVA. 2 400€ estão abaixo de 15 000€, e o designer não exporta: fica na isenção do artigo 53.º. As faturas saem sem IVA, com a menção «IVA – regime de isenção».

IRS. Regime simplificado. A atividade está na tabela, por isso o coeficiente base é 0,75. Como é a primeira atividade e não há categoria A nem H, o coeficiente desce 50% em 2026 e 25% em 2027:

Coeficiente 2026 = 0,75 × 50% = 0,375
Rendimento tributável 2026 = 2 400€ × 0,375 = 900€
Coeficiente 2027 = 0,75 × 75% = 0,5625

A regra dos 15% não acrescenta nada em 2026: 15% de 2 400€ são 360€, e a dedução específica de 4 587,09€ cobre esse valor. O IRS de 2026 declara-se no Modelo 3, com o anexo B, entre 1 de abril e 30 de junho de 2027.

Retenção na fonte. As quatro empresas têm contabilidade organizada, e o design está na tabela: a retenção seria de 23%.

Sem dispensa: 600€ × 23% = 138€ retidos; o designer recebe 462€ por projeto
Nos quatro projetos: 4 × 138€ = 552€ adiantados ao Estado
Com dispensa (art. 101.º-B): recebe 600€ por projeto

O designer prevê faturar menos de 15 000€ e não faturou nada em 2025, por isso pode usar a dispensa. Decidiu usá-la e guardar ele próprio uma parte de cada recebimento para o IRS.

Segurança Social. Primeira atividade, sem trabalho dependente. O enquadramento produz efeitos no 1.º dia do 12.º mês posterior a novembro de 2026: 1 de novembro de 2027. Até lá, zero contribuições e nenhuma declaração trimestral. A partir de novembro de 2027, a contribuição é de 20€ por mês até à primeira declaração trimestral.

Depois disso, a contribuição segue o que se fatura. Num trimestre com 1 800€ de serviços:

Rendimento relevante = 1 800€ × 70% = 1 260€
Base mensal = 1 260€ ÷ 3 = 420€
Contribuição = 420€ × 21,4% = 89,88€ por mês, no mês da declaração e nos dois seguintes

Faturação. Emite as faturas-recibo no Portal das Finanças, por isso não tem comunicação mensal de faturas.

A vigiar em 2027. Se a faturação de 2027 passar 18 750€, a fatura que faz passar esse valor já leva IVA e há 15 dias úteis para a declaração de alterações. Se ficar entre 15 000€ e 18 750€, o regime normal começa a 1 de janeiro de 2028, com declaração de alterações nos primeiros 15 dias úteis de janeiro.

A folha que acompanha este guia

A folha Excel tem três separadores. O primeiro é a checklist deste guia, com uma coluna de estado e uma coluna de data, que se preenchem à medida que cada passo fica feito. O segundo calcula as datas do primeiro ano a partir da data de início de atividade: a primeira comunicação de faturas, o prazo do e-Fatura, a entrega do primeiro IRS, os anos com o coeficiente reduzido e o primeiro enquadramento na Segurança Social. O terceiro faz as contas da retenção na fonte, do rendimento tributável do primeiro ano e da contribuição mensal para a Segurança Social. As células a amarelo são as que se preenchem; vêm com os números do designer para a folha abrir já a funcionar.

Erros frequentes

• Pôr uma data de início anterior à da entrega. A declaração entrega-se antes de começar, o mais tardar no próprio dia indicado.
• Anualizar a estimativa. Desde julho de 2025, quem começa a meio do ano indica só o que prevê faturar até 31 de dezembro.
• Contar com o limite dos 15 000€ e esquecer os 18 750€. O primeiro decide o regime do ano seguinte; o segundo muda o regime no próprio dia em que é passado.
• Aplicar o regime do primeiro ano a um reinício. A espera de 12 meses na Segurança Social só existe no primeiro enquadramento, e a redução do coeficiente de IRS não vale para quem cessou atividade há menos de cinco anos.
• Esquecer a comunicação mensal das faturas quando se usa um programa de faturação, incluindo os meses sem faturas.

Checklist final

• Reunir o acesso ao Portal, o código da atividade, a estimativa até 31 de dezembro e o IBAN
• Escolher o código na tabela do artigo 151.º ou na CAE-Rev.4
• Confirmar o regime de IVA no resumo final da declaração antes de submeter
• Anotar o coeficiente de IRS e se a redução dos dois primeiros anos se aplica
• Anotar a data do primeiro enquadramento na Segurança Social e confirmá-la na Segurança Social Direta
• Decidir sobre a dispensa de retenção na fonte para os clientes empresa
• Emitir a primeira fatura-recibo com as menções certas
• Marcar no calendário o fim de fevereiro (e-Fatura) e o período de 1 de abril a 30 de junho (IRS)

Fontes

• Autoridade Tributária e Aduaneira, folheto «Início de atividade: rendimentos empresariais e profissionais, IRS e IVA», março de 2026: info.portaldasfinancas.gov.pt
• Autoridade Tributária e Aduaneira, Ofício-Circulado n.º 25062/2025, regime especial de isenção de IVA (Código do IVA, artigos 53.º e 58.º): info.portaldasfinancas.gov.pt
• Autoridade Tributária e Aduaneira, Newsletter n.º 39, janeiro de 2026 (IAS, dedução específica, limite do artigo 53.º): info.portaldasfinancas.gov.pt
• Código do IVA, artigo 18.º (taxas): info.portaldasfinancas.gov.pt
• Código do IVA, artigo 27.º (pagamento do imposto e autoliquidação): info.portaldasfinancas.gov.pt
• Código do IVA, artigo 36.º (prazo de emissão das faturas): info.portaldasfinancas.gov.pt
• Código do IVA, artigo 41.º (prazo da declaração periódica): info.portaldasfinancas.gov.pt
• Código do IRS, artigo 31.º (regime simplificado, coeficientes, redução dos primeiros anos, regra dos 15%): info.portaldasfinancas.gov.pt
• Código do IRS, artigo 101.º (taxas de retenção): info.portaldasfinancas.gov.pt
• Código do IRS, artigo 101.º-B (dispensa de retenção): info.portaldasfinancas.gov.pt
• Portaria n.º 1011/2001, tabela de atividades do artigo 151.º do Código do IRS: info.portaldasfinancas.gov.pt
• Decreto-Lei n.º 9/2025, CAE-Rev.4: diariodarepublica.pt
• Instituto da Segurança Social, Guia Prático «Trabalhador independente – novo regime»: seg-social.pt
• gov.pt, «Abrir atividade nas finanças»: gov.pt

Os valores ligados ao IAS e os limites de IVA e de IRS podem mudar com cada Orçamento do Estado. Antes de decidir, confirmam-se no Portal das Finanças e na Segurança Social Direta.

Factos verificados a 18 de outubro de 2026.