Há uma experiência que quase toda a gente tem na primeira vez que tenta usar inteligência artificial (IA) para uma tarefa de trabalho. Uma ferramenta aberta, o pedido numa frase, um clique em enviar. E o que volta é morno: correto mas genérico, educado mas inútil. Uma resposta que serve para qualquer pessoa e que, por isso mesmo, não serve a ninguém em concreto.
A conclusão fácil é "isto não é para o meu negócio". A conclusão certa é outra: o problema está quase sempre no pedido.
Um bom prompt (o nome técnico para "aquilo que se escreve à IA") dispensa programação e conhecimentos de tecnologia; pede apenas capacidade de explicar. E explicar bem é uma competência que quem gere um negócio já tem, porque a usa todos os dias com clientes, fornecedores e quem trabalha consigo. Só falta transferi-la para esta conversa nova.
A IA só lê o que recebe
Convém perceber, em termos simples, o que se passa do outro lado. Uma ferramenta de IA generalista não "sabe" coisas no sentido em que um especialista sabe. O que faz, muito bem, é continuar texto de forma plausível a partir daquilo que recebe. Quanto mais vago for o ponto de partida, mais genérica é a continuação. Quanto mais específico e contextualizado, mais afinada é a resposta.
Ethan Mollick, professor na Wharton que estudou de perto o uso de IA no trabalho, tem uma imagem útil para isto no livro Co-Intelligence: a IA é um colaborador novo, competente e rápido, mas que acabou de entrar e não conhece nada do negócio. Ninguém entrega a um colaborador no primeiro dia a instrução "faz-me uma proposta" e espera um bom resultado. Primeiro vem o enquadramento: para quem é, o que está em jogo, como costumam ser as propostas da casa, o que evitar.
Com a IA é igual. A frase de uma linha falha pela mesma razão por que falharia com uma pessoa que acabou de chegar: falta-lhe tudo o que está na cabeça de quem pede e não foi dito.
O que falta quase sempre
Quando um prompt corre mal, costuma faltar uma de quatro coisas. Nenhuma delas é técnica.
Contexto. O que o negócio faz e para quem. "Sou esteticista, trabalho por conta própria, os meus clientes são sobretudo mulheres entre os 30 e os 50 que valorizam tratamentos calmos e sem pressa." Esta frase muda por completo o que a IA devolve a seguir.
Papel. Dizer à IA de que ponto de vista deve responder. "Responde como se fosses um copywriter que escreve para pequenos negócios" produz um texto diferente de não dizer nada. É dar-lhe um foco em vez de a deixar na média de tudo o que já leu.
Exemplo. Mostrar em vez de só pedir. Para legendas no tom do negócio, basta colar uma ou duas já escritas e de que se gostou. A IA apanha o padrão muito melhor a partir de um exemplo do que a partir de adjetivos como "informal" ou "profissional".
Formato. Como deve vir a resposta. Em tópicos ou em texto corrido? Curto ou desenvolvido? Três opções ou uma? Sem essa indicação, a IA escolhe sozinha, e raramente escolhe o que estava previsto.
Nenhuma destas quatro coisas pede conhecimento de informática: todas saem do que já se sabe sobre o negócio. O trabalho é dizê-lo em vez de o assumir.
Antes e depois, na prática
Dois pedidos para a mesma tarefa, lado a lado.
O primeiro: "Escreve um email a um cliente que não paga há dois meses."
O resultado vai ser um email genérico de cobrança, provavelmente mais seco e mais formal do que o remetente alguma vez seria, com expressões que não usa e um tom que pode estragar uma relação que valia a pena manter.
O segundo: "Sou designer freelancer. Tenho um cliente com quem trabalho há três anos e de quem gosto, que tem uma fatura por pagar há dois meses. Costuma pagar, acho que se esqueceu. Escreve-me um email curto, caloroso mas claro, que lembre o pagamento sem soar a cobrança agressiva nem a pedido de desculpa. Tratamento por tu, sem gerúndio."
O segundo pedido dá mais trabalho, uns trinta segundos. Em troca, a resposta vem utilizável quase de imediato, em vez de exigir cinco reescritas ou ser deitada fora. Esses trinta segundos pagam-se sozinhos.
Iterar é o método
Há uma ideia errada que trava muita gente: a de que um bom prompt acerta à primeira. Não acerta, e não é suposto acertar. Trabalhar com IA parece-se mais com uma conversa do que com uma máquina de venda automática.
A primeira resposta é um rascunho para reagir, e nada ali está fechado. "Está demasiado formal, torna mais leve." "Corta para metade." "Mantém o segundo parágrafo, reescreve o resto." "Dá-me três versões diferentes desta frase." Cada ajuste afina o resultado, e a IA não se cansa nem se ofende com a vigésima correção.
Mollick chama a isto manter-se no comando: quem decide o que está bom é quem pede, e a ferramenta gera as opções. O julgamento continua do lado de quem pede. A IA acelera o caminho até ao resultado; não escolhe o resultado.
O André e os orçamentos que ninguém percebia
O André tem 43 anos e é serralheiro. Há doze anos que trabalha por conta própria, e sempre foi melhor a resolver problemas do que a escrevê-los. Os orçamentos que enviava eram uma linha seca ("Reparação de portão: 180€") e davam origem ao mesmo padrão chato: o cliente desconfiava do preço porque não percebia o que estava a pagar, pedia para baixar, e às vezes desaparecia.
O problema do André era a explicação do preço.
O que testou foi simples. Em vez de escrever cada orçamento de raiz, começou a dar contexto à IA: o tipo de trabalho, o que estava incluído, a garantia que dava, o tom que queria (direto, sem floreados de vendedor). Pediu que transformasse a linha seca num orçamento com três ou quatro pontos que explicassem o que o cliente estava de facto a receber.
Não passou a inventar trabalho nem a inflacionar preços: continuou a cobrar o mesmo, mas o cliente passou a ver mão-de-obra, material, deslocação e garantia em vez de um número solto. As objeções ao preço diminuíram, porque a desconfiança vinha da opacidade do orçamento.
O André continua serralheiro e nunca precisou de virar escritor. Só deixou de perder vendas por uma coisa que não tinha nada que ver com metal.
A Célia e as horas a preparar materiais
A Célia tem 36 anos e dá explicações de matemática e físico-química a alunos do secundário. Trabalha sozinha, tem a agenda quase cheia e as aulas correm bem; o que lhe roubava tempo eram os materiais. Fichas de exercícios, resumos, esquemas adaptados ao nível de cada aluno. Horas de domingo a montar documentos que depois usava uma vez.
Quando experimentou IA, a primeira tentativa correu mal: "faz-me uma ficha de exercícios de funções" devolveu coisas demasiado fáceis ou desalinhadas com o programa português.
A diferença veio de dar contexto e exemplo. A Célia passou a dizer o ano de escolaridade, o nível do aluno, o tipo de exercícios que costumam sair nos testes, e colou uma ficha antiga que já tinha feito e gostava. A partir daí, a IA gerava primeiros rascunhos que já estavam 80% feitos. Ela revia, corrigia o que não estava certo (a responsabilidade pedagógica continuava a ser dela) e adaptava ao aluno concreto.
O tempo de preparação por aluno caiu para menos de metade. A IA não sabia ensinar; foi a Célia que lhe ensinou o que precisava de saber para ajudar.
Três hábitos: enquadrar, mostrar um exemplo, tratar a resposta como rascunho
O que muda o resultado são três hábitos, e nenhum deles é decorar fórmulas.
Primeiro, falar como se fala a um colaborador novo. Antes de pedir, dar o enquadramento: quem pede, para quem é, o que está em jogo. O que parece óbvio a quem pede é precisamente o que falta.
Segundo, mostrar um exemplo sempre que houver um. Uma legenda de que se gostou, um email que correu bem, uma proposta antiga. Um exemplo ensina o tom do negócio melhor do que dez adjetivos.
Terceiro, tratar a primeira resposta como rascunho. Reagir, corrigir, pedir outra versão. O resultado bom aparece quase sempre na terceira ou quarta troca.
No Elevate Club, a aula "Prompts: como falar com a IA" trabalha precisamente isto, e o resto da área de IA no negócio mostra como dar à ferramenta o contexto do negócio para deixar de receber médias e passar a receber respostas à medida.
Usar IA no dia-a-dia é, antes de tudo, uma decisão de gestão de tempo: escolher que tarefas ficam com a ferramenta para libertar horas para o que só quem gere pode fazer.
Para pôr isto em prática, o plano «A IA no dia a dia» tem as aulas e as ferramentas, em dias de até 15 minutos, e acaba com os teus prompts guardados para conteúdo, atendimento e organização da semana.