O mês fraco

A situação

Quase todos os negócios têm meses em que faturam menos: janeiro, depois das festas; agosto, com os clientes de férias; o inverno inteiro, num negócio de verão. Nesses meses, os custos fixos e a retirada do dono continuam iguais, e a diferença é paga com o dinheiro que entrou nos meses fortes, se ainda estiver na conta.

Os meses fracos repetem-se de ano para ano, e é isso que permite prepará-los. Com a faturação dos últimos 12 meses ao lado dos custos, vê-se quais são, quanto falta em cada um e quanto é preciso guardar antes de chegarem. Depois, decide-se o que vender nesses meses, o que adiar, o que cobrar antes e, se mesmo assim o dinheiro não der para tudo, por que ordem pagar.

Este guia segue esse caminho em seis passos, com as mesmas definições do guia «Os 5 números do negócio» e das ferramentas de tesouraria da plataforma do Elevate Club. No fim, o ano de uma esteticista de Viseu, com os números todos, e a folha que faz as contas.

O que é preciso ter à mão

• a faturação dos últimos 12 meses, mês a mês e sem IVA, do programa de faturação ou da lista de faturas e recibos emitidos no Portal das Finanças; com dois anos, melhor, porque um mês fora do normal num ano nota-se ao lado do mesmo mês do outro;
• o extrato bancário da conta do negócio, para os custos diretos e os custos fixos de cada mês;
• a retirada do dono, a transferência mensal da conta do negócio para a conta pessoal, e o mínimo pessoal, o que a casa precisa mesmo num mês difícil;
• a lista de faturas por receber, com o valor e a data de vencimento de cada uma.

As definições são as do guia «Os 5 números do negócio». Faturação é tudo o que se vendeu no mês, sem IVA: o IVA cobrado aos clientes entrega-se ao Estado e não é dinheiro do negócio. Custos diretos são os que existem por cada venda: materiais, mercadoria, embalagem, portes, comissões de pagamento. Custos fixos são os que se pagam mesmo num mês sem vendas: renda, software, contabilista, seguros, telemóvel, prestações. Nas contas deste guia, o marketing junta-se aos custos fixos, porque continua a pagar-se no mês fraco. Margem é a parte de cada euro faturado que fica depois de pagos os custos diretos.

Passo 1 — Ver os meses fracos com antecedência

Com os 12 meses numa tabela, cada mês leva três contas:

Resultado depois da retirada = faturação − custos diretos − custos fixos − retirada do dono
Margem                       = (faturação − custos diretos) ÷ faturação
Faturação mínima             = (custos fixos + retirada do dono) ÷ margem

A faturação mínima é o ponto de equilíbrio do guia «Os 5 números do negócio» com a retirada do dono incluída: as vendas do mês a partir das quais as receitas cobrem os custos e o rendimento de quem gere o negócio. Um mês abaixo dela é um mês fraco: o resultado depois da retirada é negativo, e a diferença tem de vir de dinheiro guardado. A aula «Gestão da sazonalidade» acrescenta-lhe uma margem de segurança, para quem quer folga.

A tabela responde a três perguntas:

• Que meses são fracos, e se são sempre os mesmos. Um mês fraco todos os anos é época. Um mês fraco só num ano tem outra causa (um cliente que se perdeu, uma baixa, uma obra) e lê-se à parte.
• Quanto falta em cada mês fraco. É o resultado negativo de cada um. Somados, dão o défice do ano, o número que a aula «Gestão da sazonalidade» trata como o mais importante, porque é o valor a guardar.
• Se os meses fortes chegam para os fracos. É o resultado do ano, a soma dos 12 meses. A aula «Orçamento mensal do negócio» planeia os custos fixos pelo mês mais baixo por esta razão: quando o resultado do ano é negativo, nenhuma reserva cobre a diferença.

Sinal de alarme: o resultado do ano abaixo de zero. A reserva só muda o mês em que o dinheiro é usado; com o ano negativo, a decisão passa a ser sobre o preço, os custos fixos ou o volume de vendas.

Passo 2 — Quanto guardar nos meses fortes

Défice do ano           = soma do que falta em cada mês fraco
A guardar por mês forte = défice do ano ÷ número de meses fortes

Os meses fortes são os de resultado mais alto, os que conseguem guardar a sua parte e continuar com lucro. Se a parte a guardar for maior do que o resultado de um desses meses, junta-se mais um mês forte às contas, ou guarda-se mais nos meses de resultado mais alto.

A reserva guarda-se numa conta à parte, com um nome que diga para que serve, e a transferência faz-se no início de cada mês forte, antes de qualquer outra decisão de gasto. A aula «Gestão da sazonalidade» explica porquê: o dinheiro que fica na conta do dia a dia gasta-se em compras que, uma a uma, parecem razoáveis, e três meses depois já não está lá.

A tabela da reserva começa no mês a seguir ao último mês fraco do ano. Assim, cada euro é guardado antes de ser preciso, e o saldo da reserva volta a zero no fim do ciclo. Quem faz estas contas com um mês fraco já no mês seguinte começa pelo passo 3 para esse inverno, e o ciclo completo a seguir.

Esta reserva soma-se à reserva de tesouraria do guia «Os 5 números do negócio», e as duas têm funções diferentes. A reserva de tesouraria serve para o imprevisto: um cliente que paga tarde, um equipamento que avaria. A reserva dos meses fracos tem destino e datas marcados, e usa-se toda em cada ciclo. É por isso que, nesse guia, a meta da reserva de tesouraria sobe num negócio com uma época baixa longa.

O dinheiro dos impostos fica fora destas contas. O IVA cobrado e a reserva para impostos (a regra prática: 25 a 30% do faturado em serviços, 10 a 15% em produtos) estão no saldo da conta, mas têm destino marcado, e os meses em que se pagam entram na previsão de tesouraria como saídas pontuais. As datas estão no guia «Calendário das obrigações fiscais».

Passo 3 — O que vender no mês fraco

Nos meses fortes falta tempo, e nos fracos há tempo e menos vendas. A aula «Gestão da sazonalidade» propõe usar esse tempo para vender o que nos meses fortes não caberia na agenda. As formas mais comuns:

• Um serviço de época, para o que os clientes precisam nesse mês e não noutro: a sessão que se marca em janeiro, o workshop ao sábado, a preparação antes da época alta.
• Um pacote pago à cabeça, com várias sessões ou entregas a um preço de conjunto: o dinheiro entra no início e o trabalho reparte-se pelos meses fracos.
• A pré-venda no mês forte, com entrega no fraco: vales-oferta de Natal para usar em janeiro, reservas da época seguinte com sinal.
• Uma subscrição mensal, de preço fixo, que entra todos os meses, os fracos incluídos.
• Uma campanha com data, ligada a um momento do mês fraco: o regresso das férias, o início do ano.
• Os clientes antigos. Quem comprou e não volta há seis meses ou mais recebe uma mensagem com uma proposta e uma data. Custa tempo e nenhum dinheiro, e por isso é a primeira ideia a testar.

Para cada ideia, as contas são duas:

Lucro da ideia              = (preço sem IVA − custo direto por unidade) × quantos se vendem
Parte do défice que cobre   = lucro da ideia ÷ défice do mês fraco

O preço entra sem IVA e o lucro conta-se depois dos custos diretos, como a margem do passo 1. Um pacote vendido a 120€, sem IVA, com 27€ de produtos, deixa 93€ por pacote para cobrir o défice.

Testa-se uma ideia de cada vez: a que cobre mais do défice com menos trabalho, no próximo mês fraco, comparando no fim o que se vendeu com o que estava previsto.

Passo 4 — O que cortar e o que adiar

Antes do mês fraco, os custos separam-se em três grupos:

• O que se corta: subscrições que não se usam, publicidade sem resultado medido, o que se paga por hábito. A aula «Orçamento mensal do negócio» chama-lhe orçamento base-zero: cada despesa volta a justificar-se.
• O que se adia: equipamento, obras, formação cara, a renovação da imagem. Faz-se num mês forte, depois de guardada a reserva. O investimento feito no pico com o dinheiro destinado aos meses fracos é o erro que a aula «Gestão da sazonalidade» mais encontra.
• O que se mantém: os seguros obrigatórios, o contabilista e o que traz clientes sem custar dinheiro, como as mensagens a clientes antigos e os pedidos de recomendação. Cortá-los resolve o mês e cria um problema três ou seis meses depois.

A retirada do dono também se planeia. Num mês fraco pode descer até ao mínimo pessoal, e nunca a zero. Escrito com o mês calmo, o mínimo pessoal deixa de se discutir em cada mês difícil.

Passo 5 — Cobrar o que está em atraso

Antes de o mês fraco começar, cobra-se o que já é devido ao negócio. É dinheiro de trabalho entregue, e cobrá-lo vem antes de pedir prazos a alguém.

1. Listar as faturas por receber: cliente, valor, data de vencimento e dias de atraso.
2. Seguir as fases da aula «Cobranças e pagamentos em atraso»: um lembrete simpático ao dia 7 depois do vencimento, um lembrete formal por email ao dia 15, a comunicação final com chamada ao dia 30. Nas mensagens, «o pagamento está pendente» descreve a situação e abre caminho a resolvê-la.
3. Combinar por escrito os trabalhos marcados para os meses fracos: um pagamento adiantado antes de começar, e a data do resto.

Quem recebe na hora, ao balcão ou por MB WAY, troca este passo por outro: olhar para o stock parado, que é dinheiro já pago e ainda por vender, e não comprar mais do que o mês fraco vende.

Passo 6 — O mês em que não há dinheiro para tudo

Mesmo com a reserva feita, pode haver um mês com mais pagamentos do que dinheiro. A aula «O mês em que não há dinheiro para tudo» começa por duas perguntas:

1. Num mês normal, as receitas cobriam os custos? Se dos últimos seis meses quatro ou cinco terminaram com dinheiro para tudo, o problema é de calendário. Com três ou mais meses difíceis, é de estrutura.
2. O que falta está a caminho, com data? Uma fatura aceite com vencimento marcado é dinheiro atrasado. Vendas que ainda não aconteceram não entram nas contas.

Com «sim» às duas, a ordem de pagamento resolve o mês. Paga-se de cima para baixo, até o dinheiro acabar:

O que fica abaixo da linha negoceia-se antes do vencimento, por escrito, com uma data concreta: «Consigo pagar [valor]€ esta semana e o restante a [data].» Uma data cumprida mantém o crédito do fornecedor para o mês seguinte. E há uma regra que não muda: declara-se sempre, mesmo quando não se consegue pagar. As datas de cada obrigação estão no guia «Calendário das obrigações fiscais», e os planos em prestações explicam-se na aula.

Quando a mesma ordem é precisa vários meses seguidos, a decisão é de estrutura: os custos fixos, o preço ou a forma de cobrar.

O ano de uma esteticista de Viseu

A esteticista trabalha num gabinete em Viseu e fatura, em média, 3 200€ por mês, sem IVA. Os custos diretos (produtos, descartáveis, comissões do terminal de pagamento) andam pelos 20% da faturação. Os custos fixos são 900€ por mês, entre renda, software de marcações, contabilista, seguros, telemóvel e publicidade, e a retirada é de 1 500€.

Margem           = 100% − 20% = 80%
Faturação mínima = (900€ + 1 500€) ÷ 0,80 = 3 000€

Os 12 meses do ano passado, a começar em março, porque fevereiro é o último mês fraco do ciclo. A reserva guarda 400€ em cada mês forte e paga o défice de cada mês fraco:

As contas da reserva.

Défice do ano           = 480€ + 160€ + 640€ + 320€ = 1 600€
Meses fortes            = maio, junho, julho e dezembro
A guardar por mês forte = 1 600€ ÷ 4 = 400€
Resultado do ano        = 1 920€

A leitura: quatro meses fracos e um resultado do ano positivo, por isso os meses fortes chegam para os fracos. Com 400€ guardados em cada mês forte, a reserva nunca fica negativa e volta a zero em fevereiro. Depois de guardar, os meses fortes continuam com resultado positivo (240€ em maio, 560€ em junho, 160€ em julho e 400€ em dezembro), e o ano termina com os mesmos 1 920€ de resultado.

Este inverno, sem reserva feita. A esteticista faz estas contas no início de novembro. Pelos números do ano passado, o inverno tem três meses fracos, com um défice de 160€ + 640€ + 320€ = 1 120€, e um mês forte, dezembro, com 800€ de resultado. O défice de novembro, que vem antes de dezembro, paga-se com a reserva de tesouraria e repõe-se em dezembro. Guardando dezembro por inteiro, faltam 320€, o défice de fevereiro.

O que vender para os 320€ que faltam.

Vale-oferta  = (45€ − 9€) × 6 = 216€;   216€ ÷ 320€ = 67,5%
Pacote       = (120€ − 27€) × 2 = 186€; 186€ ÷ 320€ = 58,1%
Clientes     = (40€ − 8€) × 4 = 128€;   128€ ÷ 320€ = 40,0%
Total        = 530€;                    530€ ÷ 320€ = 165,6%

Os vales vendem-se em dezembro, e o dinheiro entra antes de janeiro. O pacote custa 120€ em vez dos 135€ de três tratamentos avulsos e paga-se na marcação. As mensagens aos clientes antigos não têm custo. Se as três ideias se venderem como previsto, cobrem os 320€ de fevereiro, e os 210€ a mais reforçam a reserva do ciclo seguinte.

O que adiou e o que cobrou. A compra de um aparelho de 750€, pensada para janeiro, passou para junho, quando o resultado de maio e junho, já guardada a reserva, dá para o pagar (240€ + 560€ = 800€). Faturas em atraso não tem: recebe no dia de cada tratamento.

A folha que acompanha este guia

A folha Excel tem duas páginas. A primeira, «Os 12 meses», tem uma linha por mês, a começar no mês a seguir ao último mês fraco: preenchem-se a faturação sem IVA do ano passado, os custos fixos, os custos diretos e a retirada do dono, e marca-se com 1 cada mês forte. A folha calcula o resultado depois da retirada, a faturação mínima, a marca «fraco», o défice do ano, a reserva a guardar em cada mês forte e a usar em cada mês fraco, e o saldo da reserva mês a mês, com um aviso quando fica negativo. Na primeira linha escreve-se a reserva que já existe, se houver. A segunda, «O que vender no mês fraco», recebe o défice a cobrir e até cinco ideias, com o preço sem IVA, quantas se vendem e o custo direto, e calcula o lucro de cada uma e a parte do défice que cobre. As células a amarelo são as que se preenchem, e a folha vem com os números da esteticista de Viseu, para abrir já a funcionar.

Erros frequentes

• Guardar no fim do mês forte. No fim do mês, o dinheiro já foi gasto em compras que, uma a uma, pareciam razoáveis. A transferência para a reserva faz-se no início.
• Guardar a reserva na conta do dia a dia. Misturada com o resto, a reserva gasta-se sem se dar por isso. Conta à parte, com um nome que diga para que serve.
• Investir no pico com o dinheiro dos meses fracos. Equipamento, obras e formação fazem-se depois de guardada a reserva.
• Contar o dinheiro dos impostos como reserva. O IVA cobrado e a reserva para impostos têm destino marcado.
• Calcular o lucro de uma ideia pelo preço com IVA, ou sem descontar os custos diretos. O que cobre o défice é o lucro, sem IVA e depois dos custos diretos.
• Cortar o que traz clientes no mês fraco. O corte não se nota no mês e nota-se no trimestre seguinte.
• Deixar de declarar por não conseguir pagar. Declara-se sempre; o que não se consegue pagar negoceia-se com data.
• Fazer as contas uma vez. Os meses fracos mudam com o negócio, e a tabela refaz-se todos os anos com os 12 meses mais recentes.

Checklist final

• Registar a faturação dos últimos 12 meses, sem IVA, mês a mês
• Calcular a faturação mínima e marcar os meses fracos
• Somar o défice do ano e confirmar que o resultado do ano é positivo
• Escolher os meses fortes e calcular quanto guardar em cada um
• Abrir uma conta à parte para a reserva e programar a transferência no início de cada mês forte
• Escolher uma ideia para o próximo mês fraco, com o preço sem IVA e o lucro calculado
• Adiar as compras grandes para depois de guardada a reserva
• Cobrar as faturas em atraso antes de o mês fraco começar
• Escrever a ordem de pagamento e o mínimo pessoal, com o mês calmo