O preço mínimo por hora

A situação

Num pequeno negócio de serviços, o preço costuma nascer de uma comparação: o que outros cobram na mesma zona, o que o cliente parece disposto a pagar, um número redondo que soa bem ao telefone. A agenda enche, as horas acumulam-se e, no fim do mês, a faturação cobre as despesas, os impostos e pouco mais. Muitas vezes o problema está no preço, e confirma-se com um cálculo de quatro números.

O preço mínimo por hora é o valor abaixo do qual cada hora vendida deixa de cobrir o rendimento de quem trabalha, os custos do negócio e a reserva para impostos. Abaixo dele, cada hora vendida dá prejuízo. Acima dele começa a decisão de preço, que já é estratégia.

Este guia segue a mesma conta da Calculadora do preço por hora, com as mesmas variáveis e as mesmas fórmulas, por isso o número calculado à mão, na folha ou na calculadora é o mesmo. Depois leva esse número ao preço de cada serviço, confirma a margem e mostra como se decide o preço a cobrar.

Serve quem vende tempo: sessões, consultas, projetos, horas de trabalho. Quem vende produtos usa a margem por unidade, que fica explicada no fim do passo 7.

Passo 1 — O rendimento pretendido por mês

O primeiro número é quanto deve ficar por mês para quem trabalha, líquido, depois de impostos e de pagos os custos do negócio. É o ordenado do dono.

Para o encontrar, abrir o extrato pessoal dos últimos três meses e somar as despesas de casa que se repetem: habitação, alimentação, transportes, saúde, seguros, comunicações, prestações e uma parcela para poupança. A média dos três meses é o ponto de partida. A aula «Quanto é preciso ganhar» faz esta soma linha a linha.

Sinal de que está bem feito: o número sai do extrato, e não do que «devia ser». Um rendimento escrito abaixo das despesas reais dá um preço mínimo abaixo do necessário desde o início.

Passo 2 — Os custos fixos do negócio por mês

São os custos que existem mesmo num mês sem clientes: renda ou quota do espaço, software e subscrições, contabilista, telemóvel e internet na parte profissional, seguros, formação, e o equipamento dividido pelos meses de vida útil (um computador de 1 200€ que dura quatro anos são 25€ por mês, mesmo que já esteja pago).

Os custos que só acontecem quando há trabalho (materiais, deslocações a um cliente, comissões de uma plataforma) ficam fora deste número. Entram no passo 7, no preço de cada serviço.

Sinal de que está bem feito: cada linha tem um valor do extrato do negócio, e os pagamentos anuais estão divididos por 12.

Passo 3 — As horas faturadas por semana

As horas faturadas são as que se cobram a um cliente. As horas de trabalho são mais: orçamentos, mensagens, contabilidade, redes sociais, deslocações e preparação ficam de fora, porque ninguém as paga diretamente.

A forma mais rigorosa é olhar para um mês real: somar as horas que foram cobradas e dividir por 4,3 semanas. Sem registo, uma estimativa razoável parte do horário e tira-lhe o tempo de gestão. Com 40 horas de trabalho por semana e um dia inteiro passado em tarefas de gestão, ficam cerca de 32 horas faturáveis, e em muitos negócios de uma pessoa ficam menos.

Sinal de que está bem feito: o número bate com a agenda de um mês real, e não com o horário de abertura.

Passo 4 — As semanas de trabalho por ano

O ano tem 52 semanas, mas nem todas se faturam. Descontam-se as férias, os feriados e as semanas que ficam paradas por doença, formação ou falta de trabalho. 46 semanas é um número comum, e é o valor que a calculadora traz por defeito. Quem fecha um mês inteiro no verão, ou tem uma época baixa longa, deve escrever o seu.

Sinal de que está bem feito: contadas as semanas do ano passado com faturação, o número é parecido.

Passo 5 — A reserva para IRS e Segurança Social

A faturação mínima tem de pagar também os impostos sobre o rendimento e as contribuições de quem trabalha por conta própria. A calculadora mede essa reserva pela tabela de IRS do ano, para o nível de faturação, e aplica-a a toda a faturação, incluindo a parte que paga os custos fixos.

A percentagem cresce com a faturação. Esta é a reserva que a calculadora usa, pelo lado prudente (atividade aberta há mais de dois anos, num serviço profissional):

Como a reserva depende da faturação e a faturação depende da reserva, calcula-se em duas voltas: começar com 28%, calcular a faturação mínima mensal (passo 6), ler na tabela a percentagem dessa faturação e voltar a calcular. Uma volta chega para o resultado ficar estável.

Dentro da plataforma, a Calculadora de preços deixa indicar o ano de abertura da atividade e o tipo de atividade, e a percentagem ajusta-se. Este guia não entra na parte fiscal: a reserva serve aqui só para o preço mínimo ser realista.

O preço mínimo calculado é antes de IVA. Num negócio que cobra IVA, o imposto soma-se por cima do preço.

Passo 6 — A faturação mínima e o preço mínimo por hora

Com os cinco números, a conta é esta:

Total a cobrir por mês      = rendimento pretendido + custos fixos
Faturação mínima por ano    = total a cobrir × 12 ÷ (1 − reserva)
Faturação mínima por mês    = faturação mínima por ano ÷ 12
Horas faturadas por ano     = horas por semana × semanas por ano
Preço mínimo por hora       = faturação mínima por ano ÷ horas faturadas por ano

A calculadora arredonda o preço por hora ao euro.

A divisão por (1 − reserva) existe porque a reserva incide sobre a faturação inteira. Somar 28% ao total a cobrir dava um número mais baixo, e o preço ficava curto. Com 2 400€ a cobrir e 28% de reserva, a faturação tem de ser 2 400€ ÷ 0,72 = 3 333€, porque 28% de 3 333€ são 933€ e sobram os 2 400€. Somar 28% dava 3 072€, e faltavam 261€ por mês.

Os valores por defeito da calculadora. A calculadora abre com 1 500€ de rendimento pretendido, 600€ de custos fixos, 30 horas faturadas por semana e 46 semanas por ano. São valores de partida para a conta aparecer logo com um resultado, e não médias de nenhum setor. Com eles, a faturação mínima é 2 880€ por mês e o preço mínimo é 25€ por hora. As 46 semanas não aparecem no ecrã: são a parte fixa da conta, explicada no passo 4.

Sinal de que está bem feito: o preço calculado à mão, na folha e na calculadora é o mesmo, ao euro.

Passo 7 — Do preço por hora ao preço de cada serviço

O cliente raramente compra horas. Compra uma consulta, um projeto, um tratamento, uma visita. O preço de cada serviço calcula-se com o preço mínimo por hora e duas medidas desse serviço:

Preço mínimo do serviço = custos diretos + (preço mínimo por hora × horas por serviço)

Os custos diretos são os que acontecem a cada venda: materiais e consumíveis, licenças compradas para aquele trabalho, deslocação, embalagem, a comissão do meio de pagamento. Na dúvida, entra.

As horas por serviço são todas as que o serviço ocupa, e não só as que o cliente vê: a preparação, a execução, as alterações, a limpeza, a entrega e as mensagens de seguimento. Medem-se com um cronómetro em dois ou três serviços reais, e usa-se a média.

Arredondar sempre para cima, para o valor limpo seguinte. Um preço de 487€ passa a 490€; um de 32,40€ passa a 35€. A diferença não se nota para o cliente e fica no negócio em cada venda.

Quem vende produtos usa outra conta, porque o custo da mercadoria é maior do que o do tempo por unidade. O ponto de partida é a margem por unidade: preço de venda menos custo da mercadoria, portes, comissão da plataforma e o gasto médio em anúncios por venda. A aula «Cálculo de preços base» trata dos dois casos.

Sinal de que está bem feito: cada serviço da tabela de preços tem custos diretos e horas escritos ao lado do preço.

Passo 8 — Confirmar a margem de cada serviço

O preço mínimo já traz o rendimento de quem trabalha, os custos fixos e a reserva para impostos. A verificação seguinte é a margem de cada serviço, medida contra o custo total do serviço sem o salário, tal como a aula «Análise de custos» a ensina:

Custo por hora de estrutura = (custos fixos × 1,2) ÷ horas faturadas por mês
Custo total do serviço      = custos diretos + (horas por serviço × custo por hora de estrutura)
Margem                      = (preço − custo total) ÷ preço

O fator 1,2 soma 20% aos custos fixos para os custos que não aparecem no extrato (desgaste, pequenas compras, tempo de administração). As horas faturadas por mês são as horas por ano a dividir por 12.

A leitura é por cores:

Em serviços que são quase só tempo, a margem sai alta, porque o salário vem dela. O semáforo faz mais diferença nos serviços com muito material, subcontratação ou deslocações.

Sinal de que está bem feito: nenhum serviço da tabela está a vermelho, ou os que estão têm uma decisão marcada.

Passo 9 — Do preço mínimo ao preço a cobrar

O preço mínimo responde a «quanto não se pode deixar de cobrar». O preço a cobrar responde a «quanto vale este serviço para quem o compra», e decide-se com três leituras, por esta ordem:

1. O mínimo. Nenhum preço desce abaixo do preço mínimo arredondado. É o limite inferior da decisão.
2. O valor percebido. Pontuar o serviço de 1 a 5 em cinco fatores: o resultado que o cliente leva, a especialização, a experiência que o serviço proporciona, as avaliações e recomendações, e a disponibilidade. Abaixo de 11 em 25, convém trabalhar o valor antes de subir o preço; entre 11 e 18 há base para um preço na média do mercado ou ligeiramente acima; de 19 a 25, o preço pode ficar acima da média.
3. O mercado. Anotar o preço mais baixo, o médio e o mais alto de três a cinco negócios parecidos na mesma zona ou no mesmo canal. Serve para posicionar o preço, nunca para o baixar abaixo do mínimo.

A distância entre o preço mínimo e o preço a cobrar é a folga do negócio. Cobre os imprevistos (um cliente que cancela, um equipamento que avaria, uma semana de doença), o investimento e a poupança da empresa, que a conta do preço mínimo não inclui. Uma folga de zero deixa qualquer imprevisto a sair do rendimento de quem trabalha.

A aula «Estratégia de preço, margem e descontos» desenvolve a pontuação do valor e o efeito dos descontos na margem.

Sinal de que está bem feito: o preço a cobrar está acima do mínimo, tem uma razão escrita (a pontuação e a posição no mercado) e a margem do passo 8 fica verde ou amarela.

O preço mínimo de uma designer gráfica

A designer trabalha sozinha, a partir de casa e de um espaço partilhado. Os números de que a conta precisa:

O preço mínimo por hora.

Total a cobrir por mês     = 2 000€ + 400€ = 2 400€
Primeira volta, com 28%    = 2 400€ ÷ 0,72 = 3 333€ por mês
Reserva na tabela          = entre 27,5% (3 000€) e 28,8% (3 500€): 28,45%
Faturação mínima por ano   = 2 400€ × 12 ÷ (1 − 0,2845) = 40 252€
Faturação mínima por mês   = 40 252€ ÷ 12 = 3 354€
Horas faturadas por ano    = 25 × 46 = 1 150 horas
Preço mínimo por hora      = 40 252€ ÷ 1 150 = 35,00€

A calculadora, com os mesmos quatro números, mostra 3 354€ de faturação mínima por mês e 35€ por hora.

O preço da identidade visual. O serviço que a designer mais vende é uma identidade visual para pequenos negócios. Medida em três projetos, leva 14 horas entre a reunião inicial, a pesquisa, o desenho, duas rondas de alterações e a entrega dos ficheiros. Os custos diretos são 30€ em licenças de tipos de letra e provas impressas.

Preço mínimo do serviço = 30€ + (35€ × 14) = 520€

520€ já é um valor limpo, e fica como preço mínimo.

A margem. As horas faturadas por mês são 1 150 ÷ 12 = 95,8. O custo por hora de estrutura é (400€ × 1,2) ÷ 95,8 = 5,01€. O custo total da identidade visual é 30€ + 14 × 5,01€, cerca de 100€. Ao preço mínimo de 520€, a margem é de 81%, a verde.

O preço a cobrar. Três estúdios parecidos, no mesmo canal, cobram 450€, 600€ e 900€ por um trabalho equivalente. A designer pontuou a identidade visual com 16 em 25 no valor percebido: o resultado é concreto e a experiência é boa, faltam avaliações publicadas. Fica na faixa da média do mercado, e o preço a cobrar passa a 600€.

Com 600€, cada identidade visual remunera as 14 horas a 42,86€ cada, acima dos 35€ do mínimo, e os 80€ de folga por projeto ficam para imprevistos e investimento.

A folha que acompanha este guia

A folha Excel tem duas páginas. A primeira, «Preço mínimo», calcula os passos 1 a 6: preenchem-se o rendimento pretendido, os custos fixos, as horas por semana, as semanas por ano e a reserva da tabela do passo 5, e a folha calcula a faturação mínima por ano e por mês e o preço mínimo por hora, arredondado como na calculadora. A segunda, «Preço por serviço», leva esse preço a cada serviço: preenchem-se o nome, os custos diretos, as horas por serviço e o preço a cobrar, e a folha calcula o preço mínimo, o arredondamento para cima, o custo total, a margem e o preço por hora a que o serviço fica. As células a amarelo são as que se preenchem; vêm com os números da Rita, para a folha abrir já a funcionar.

Erros frequentes

• Usar as horas de trabalho em vez das faturadas. Com 40 horas no lugar de 25, o preço mínimo da designer descia para cerca de 22€, e cada hora cobrada ficava abaixo do necessário.
• Somar a reserva em vez de dividir. Somar 28% ao total a cobrir dá uma faturação mais baixa do que a necessária, porque a reserva incide sobre a faturação inteira.
• Esquecer as horas invisíveis de cada serviço. Alterações, mensagens e entrega contam como horas do serviço. Sem elas, o preço do serviço fica abaixo do mínimo mesmo com o preço por hora certo.
• Arredondar para baixo. 37,40€ arredondado para 35€ são 2,40€ a menos em cada venda, todos os meses.
• Partir do preço do mercado. Os preços de outros negócios dizem onde posicionar o preço, mas não dizem os custos deles. O ponto de partida é sempre o mínimo.
• Ficar no mínimo. Um preço igual ao mínimo não deixa folga para um mês com menos trabalho, e esse mês sai do rendimento de quem trabalha.

Checklist final

• Somar as despesas pessoais dos últimos três meses e escrever o rendimento pretendido
• Listar os custos fixos do negócio, com os anuais divididos por 12
• Contar as horas faturadas numa semana real e as semanas de trabalho do ano
• Calcular a faturação mínima e o preço mínimo por hora, com a reserva da tabela
• Medir as horas e os custos diretos dos três serviços mais vendidos
• Calcular o preço mínimo de cada serviço e arredondá-lo para cima
• Confirmar a margem de cada serviço no semáforo
• Decidir o preço a cobrar de cada serviço, com o valor percebido e o mercado