Primeiros passos com IA

A situação

Num pequeno negócio, uma parte grande da semana vai para escrever: respostas a pedidos de orçamento, mensagens a clientes, publicações, propostas, emails de seguimento, a mesma explicação dada pela décima vez. São tarefas necessárias, que se repetem e que ocupam horas que não se faturam. É aí que um assistente de IA ajuda mais no início.

Para a ajuda ser útil, são precisas três coisas: saber que tarefa entregar, dar ao assistente o contexto do negócio e rever o que ele devolve antes de o usar. Sem contexto, a resposta serve para qualquer negócio. Sem revisão, um número inventado ou um tom que não é o da casa chega ao cliente. E há uma quarta, que vem antes de todas: o que nunca se cola numa conversa com um assistente de IA, que são os dados pessoais dos clientes.

Este guia segue essa ordem, em seis passos. No fim ficam oito pedidos prontos a adaptar, um caso resolvido e uma folha para registar, durante quatro semanas, o tempo que a IA poupa de facto.

Passo 1 — Escolher a primeira tarefa

O primeiro uso deve ser pequeno, frequente e fácil de verificar.

Listar as tarefas de escrita ou de organização que se fizeram nas últimas duas semanas, e responder a três perguntas para cada uma:

A melhor primeira tarefa responde «sim» às três. Boas candidatas: responder às perguntas frequentes, rascunhar a resposta a um pedido de orçamento, transformar notas soltas numa publicação, rever um texto antes de o enviar, resumir um documento longo.

Fica fora, desde o início, o que exige o juízo de quem conhece o negócio e o cliente: decidir um preço, avaliar se um cliente é para aceitar, dar um parecer técnico, um diagnóstico ou um conselho a um cliente concreto. A IA pode ajudar a preparar essas decisões (listar perguntas, organizar opções), e a decisão fica com quem gere.

Sinal de que está bem feito: há uma tarefa escolhida, com uma estimativa de quantos minutos leva hoje e de quantas vezes se faz por mês.

Passo 2 — Escrever a ficha do negócio

Um assistente de IA não conhece o negócio. Responde com o que lhe é dado na conversa, e o que lhe falta preenche com o que é mais comum. A ficha do negócio é o texto que se escreve uma vez e se cola no início de cada pedido, como o briefing que se daria a alguém que começa hoje a colaborar.

Duas a quatro frases por campo chegam:

A ficha não leva dados de clientes, só do negócio. Guarda-se num documento e atualiza-se quando muda a oferta ou o preço.

Sinal de que está bem feito: colada a ficha num pedido, a resposta usa o nome dos serviços, o tom e as condições do negócio sem ser preciso explicá-los outra vez.

Passo 3 — Montar o pedido em cinco partes

Um pedido útil tem cinco partes, por esta ordem:

1. O papel. Que função o assistente faz neste pedido: _Atue como assistente de comunicação de um pequeno negócio de…_
2. O contexto. A ficha do negócio, ou a parte que interessa, e a situação concreta: o pedido do cliente, as notas, os números.
3. A tarefa. O que se quer, com um verbo: _Escreva_, _Resuma_, _Reescreva_, _Liste_, _Organize_.
4. O formato. O tamanho, a estrutura e o canal: _até 120 palavras_, _em três parágrafos_, _para enviar por mensagem_.
5. As restrições. O que não pode aparecer: _sem promessas de resultados_, _sem preços que não estejam na ficha_, _sem emojis_.

A primeira resposta raramente é a final. Em vez de começar de novo, pede-se a correção na mesma conversa, com a mesma precisão: _Mais curto, até 80 palavras_; _Retire a última frase_; _Use o tom do segundo exemplo da ficha_. Duas ou três voltas costumam chegar a um texto que se envia com poucas mudanças.

Quando um pedido dá bom resultado, guarda-se na biblioteca de pedidos da folha, com o contexto que precisou. Na vez seguinte, muda-se só a situação.

Sinal de que está bem feito: o pedido tem as cinco partes, e a resposta precisa de menos de cinco minutos de revisão.

Passo 4 — Rever antes de usar

O que o assistente devolve é um rascunho. A revisão tem quatro verificações, sempre as mesmas:

• Factos e números. Um assistente de IA pode apresentar com segurança um número, uma data, uma regra ou uma fonte que não existem. Tudo o que alguém pode usar para decidir (um preço, um prazo, uma indicação técnica, uma obrigação legal) confirma-se na fonte antes de sair.
• Promessas. Retirar o que o negócio não garante: resultados, prazos que não se controlam, condições que não estão na oferta.
• O tom. Ler em voz alta. Se não soa ao negócio, ajustar ou pedir outra versão com um dos exemplos da ficha.
• O destinatário. Confirmar que a resposta responde ao que o cliente perguntou, e não a uma pergunta parecida.

Sinal de que está bem feito: nenhum texto sai sem ter sido lido inteiro por quem o assina.

Passo 5 — O que nunca dar à IA

Uma conversa com um assistente de IA é texto enviado a um serviço externo. O que lá se cola sai do negócio e passa a ser tratado por outra entidade, nas condições dela. Por isso, a regra é simples: dados pessoais de clientes não entram.

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) chama dados pessoais a qualquer informação sobre uma pessoa identificada ou que se possa identificar (art. 4.º). Na prática, num pequeno negócio:

• Nunca colar: nomes, moradas, emails, números de telefone, NIF, números de documentos, IBAN e dados de pagamento, fotografias de clientes, e qualquer combinação de pormenores que permita saber de quem se fala (a profissão rara, a rua e a idade, juntas, identificam).
• Com cuidado redobrado, e fora da IA: os dados que o RGPD protege de forma especial (art. 9.º), como a saúde, a origem étnica, as convicções religiosas ou políticas, a orientação sexual e os dados biométricos. Num consultório, numa clínica, num estúdio de bem-estar ou num ginásio, as notas de um cliente são quase sempre dados de saúde.
• Também fora: dados de crianças, documentos que um cliente partilhou em confiança, contratos e informação sob acordo de confidencialidade.

Como trabalhar sem eles. Antes de colar, tirar o nome e os dados que identificam, e descrever a situação: em vez de um nome e uma morada, _um cliente que pediu orçamento para um apartamento T2_; em vez do histórico de uma cliente, _uma pessoa que já fez duas sessões e quer remarcar_. O nome entra depois, já fora da IA, no texto final. Um texto de onde já não se consegue saber de quem se fala fica fora do RGPD (considerando 26); trocar só o nome por uma inicial não chega, se o resto ainda identifica.

Nas definições da ferramenta. Muitos assistentes de IA têm, nas definições de privacidade, uma opção que deixa usar as conversas para treinar o modelo. Desligá-la, quando existe. Quem usa uma conta profissional deve confirmar se o fornecedor assina um acordo de tratamento de dados, que é o contrato que o RGPD exige quando outra entidade trata dados por conta do negócio (art. 28.º).

Pedir só o necessário. O RGPD pede que se usem apenas os dados necessários para cada fim (art. 5.º, princípio da minimização). Aplicado à IA: se a tarefa se faz sem dados pessoais, faz-se sem eles. A quase totalidade das tarefas deste guia faz-se assim.

Sinal de que está bem feito: relida antes de enviar, a conversa não tem nada que permita a alguém de fora saber quem é o cliente.

Passo 6 — Medir o tempo poupado

A IA ajuda quando o tempo que se gasta a pedir e a rever é menor do que o tempo que a tarefa levava. Isso só se sabe medindo.

Durante quatro semanas, registar cada uso na folha: a tarefa, os minutos que levava sem IA, os minutos que levou com IA (com a revisão incluída) e se o resultado foi usado. No fim de cada semana, somar os minutos poupados. No fim das quatro, ficam três decisões:

1. Manter as tarefas em que se poupou tempo e o resultado foi usado.
2. Afinar as tarefas em que o resultado precisou de muita revisão: quase sempre falta contexto na ficha ou uma restrição no pedido.
3. Largar as tarefas em que, depois de afinado o pedido, não se poupa tempo.

Sinal de que está bem feito: ao fim de quatro semanas, há um número de horas poupadas por mês, por tarefa, e a lista das tarefas que ficam.

Oito pedidos prontos a adaptar

Substituir o que está entre parênteses retos e colar a ficha do negócio onde se indica. Nenhum precisa de dados pessoais de clientes.

1. Responder a um pedido de orçamento

Atue como assistente comercial de um pequeno negócio de [tipo de negócio].
Contexto do negócio: [colar a ficha do negócio].
Um cliente pediu orçamento para: [descrever o pedido, sem nome nem contactos].
O serviço que se aplica é [serviço], que inclui [o que inclui], por [preço].
Escreva uma resposta para enviar por email, até 150 palavras, que explique
o que inclui o trabalho, apresente o preço sem justificações defensivas
e proponha um próximo passo concreto. Sem promessas de resultados.

2. Transformar notas numa publicação

Atue como redator de redes sociais de um pequeno negócio de [tipo de negócio].
Contexto do negócio: [colar a ficha do negócio].
Notas soltas sobre o tema: [colar as notas].
Escreva uma publicação para [rede social], até [número] palavras, com uma
primeira frase que diga logo o tema, o ponto principal explicado com um
exemplo e uma última frase que convide a enviar mensagem. Use o tom da ficha.

3. Escrever as respostas às perguntas frequentes

Contexto do negócio: [colar a ficha do negócio].
Estas são as perguntas que os clientes fazem mais vezes: [lista].
Para cada pergunta, escreva uma resposta de até três frases, completa e clara,
que possa ser enviada por mensagem. Não acrescente condições que não estejam
na ficha. Marque com [confirmar] tudo o que dependa de informação que falte.

4. Mensagem a um cliente que não volta há algum tempo

Atue como assistente de um pequeno negócio de [tipo de negócio].
Contexto do negócio: [colar a ficha do negócio].
Situação: um cliente fez [serviço] há [tempo] e não voltou desde então.
Escreva uma mensagem curta, até 70 palavras, que relembre o serviço feito,
diga o que há de novo [novidade, se houver] e deixe a porta aberta, sem pressão
e sem desconto. Comece por «Olá {nome}», que será preenchido depois.

5. Ler os números do mês

Atue como analista financeiro de um pequeno negócio.
Números deste mês: faturação [valor], clientes [número], custos diretos [valor],
custos fixos [valor], marketing [valor]. Números do mês anterior: [os mesmos].
Calcule a margem e o resultado de cada mês, mostrando as contas. Diga em
linguagem simples o que mudou entre os dois meses e que três perguntas
convém responder antes de decidir alguma coisa. Não invente dados que não estejam aqui.

6. Organizar uma proposta

Atue como consultor de propostas comerciais.
Contexto do negócio: [colar a ficha do negócio].
O projeto: [descrever o pedido do cliente, sem nomes].
O que está incluído: [fases e entregas]. O que fica de fora: [lista].
O preço: [valor], pago em [condições].
Organize uma proposta em cinco partes: o problema do cliente, o resultado
pretendido, o trabalho e as entregas, o preço com as condições e o próximo passo.
Até uma página. Tom: o da ficha.

7. Rever um texto antes de enviar

Reveja o texto abaixo em português de Portugal, com o Acordo Ortográfico de 1990.
Corrija gralhas, concordâncias e frases que se percebam mal, sem mudar o sentido
nem o tom. Devolva o texto corrigido e, à parte, a lista das mudanças feitas.
Texto: [colar o texto, sem dados pessoais].

8. Preparar uma reunião com um fornecedor

Atue como assistente de compras de um pequeno negócio de [tipo de negócio].
Está marcada uma reunião com um fornecedor de [produto ou serviço] para [objetivo:
rever preços, prazos de entrega, condições de pagamento].
Situação atual: [o que se compra, com que frequência, o que corre mal].
Liste as dez perguntas mais úteis para esta reunião, por ordem de importância,
e os três pontos em que faz sentido negociar.

Os primeiros passos de uma nutricionista

A nutricionista tem consultório próprio e trabalha sozinha. Ao preencher o inventário do passo 1, a tarefa que mais tempo ocupava era responder às mensagens de clientes com perguntas repetidas sobre a preparação das consultas, as remarcações e as dúvidas gerais sobre o plano: cerca de 3 horas e meia por semana, em mensagens de 5 a 10 minutos cada.

A ficha. Escreveu em quarenta minutos os seis campos do passo 2: o que o consultório faz, para quem, os tipos de consulta e o que incluem, o tom (próximo, direto e sem julgamento, com dois exemplos de mensagens que tinham corrido bem), as dez perguntas mais frequentes com a resposta habitual, e o que não se diz por mensagem: nenhuma indicação sobre o plano de um cliente concreto fora da consulta.

O pedido. Usou o pedido 3 com a ficha e as dez perguntas, e guardou as respostas, revistas uma a uma, num documento de respostas prontas. Para as mensagens que fogem às dez, usa uma variação do mesmo pedido, sempre com a situação descrita sem dados do cliente: _uma pessoa com consulta marcada para quinta-feira pergunta se pode fazer exercício na véspera_. As dúvidas que dependem do plano de cada pessoa ficam fora da IA e respondem-se na consulta.

O que nunca entrou. Nomes, contactos, pesos, análises, diagnósticos, o histórico de cada cliente. Num consultório de nutrição são dados de saúde, e ficam no programa de gestão do consultório.

A medição. Ao fim de quatro semanas, a folha mostrava o tempo das mensagens a passar de 3 horas e meia para cerca de 1 hora por semana, com a revisão incluída: 2 horas e meia poupadas por semana, 10 horas nas quatro semanas. A segunda tarefa que tentou, rascunhar publicações a partir de notas, poupou menos, porque cada texto precisava de muita revisão de tom. Ficou na lista de tarefas a afinar, com mais exemplos de publicações na ficha.

A folha que acompanha este guia

A folha Excel tem duas páginas. A primeira, «Biblioteca de pedidos», guarda os pedidos que funcionam: a tarefa, o pedido, o contexto a dar, os minutos que a tarefa levava sem IA e com IA, e quantas vezes se faz por mês; a folha calcula os minutos poupados por vez e as horas poupadas por mês. A segunda, «Registo de 4 semanas», tem uma linha por uso, com a semana, a tarefa, os minutos sem IA e com IA e se o resultado foi usado, e soma no fundo os minutos poupados em cada semana e o total. As células a amarelo são as que se preenchem, e a folha vem com os números da Beatriz, para abrir já a funcionar.

Erros frequentes

• Começar pela tarefa mais difícil. Uma proposta complexa ou uma estratégia inteira como primeiro pedido dá um resultado fraco e tira a vontade de continuar. O primeiro uso deve ser pequeno e frequente.
• Pedir sem contexto. Sem a ficha do negócio, a resposta usa o que é mais comum, e a revisão leva mais tempo do que escrever de raiz.
• Enviar sem ler. Um número inventado ou uma promessa que o negócio não faz chegam ao cliente com a assinatura do negócio.
• Não medir. Sem registo, fica a impressão de que a IA ajuda ou de que não ajuda, e nenhuma das duas serve para decidir.

Checklist final

• Listar as tarefas de escrita das últimas duas semanas e escolher a primeira
• Escrever a ficha do negócio, sem dados de clientes
• Desligar, nas definições do assistente de IA, o uso das conversas para treino, quando existir
• Montar o primeiro pedido com as cinco partes
• Rever factos, promessas, tom e destinatário antes de usar cada resposta
• Guardar na biblioteca os pedidos que funcionam
• Registar cada uso durante quatro semanas
• Decidir que tarefas manter, afinar e largar