Contabilista, consultor, mentor, formação, IAPMEI, associações empresariais ou um par na mesma fase: o que cada um dá e que pergunta resolve melhor.
Três passos, por esta ordem: o valor que o negócio precisa de faturar por mês, os poucos números a acompanhar e uma hora fixa por semana para a gestão.
Gerir é decidir sobre os cinco passos de qualquer negócio, com um calendário: uma revisão por semana, um fecho por mês e metas por trimestre. Uma semana e um mês de gestão num salão, com os tempos.
O que é a mentoria de negócios, como se organiza e como se paga, onde encontrar um mentor, o que levar para a primeira conversa e o que perguntar antes de começar.
Próximo passo
10 minutos, e ficas a saber que decisões tomar primeiro.
Depende da pergunta a resolver. Para impostos, enquadramento e prazos, a resposta é um contabilista. Para um problema concreto com princípio e fim, um consultor; para pensar as decisões com quem já geriu um negócio, um mentor; para aprender a fazer as contas e a decidir, a formação. Para apoios públicos e financiamento, a porta de entrada é o IAPMEI, a par das associações empresariais, e para as dúvidas de todas as semanas ajuda ter uma pessoa com um negócio na mesma fase.
«Preciso de ajuda» é o ponto de partida. Para a levar a alguém, convém dar-lhe a forma de uma pergunta, e a mesma frase pode guardar perguntas muito diferentes: quanto vou pagar de imposto, que preço devo cobrar, se é altura de contratar, onde arranjo dinheiro para a máquina nova. Cada uma tem um sítio onde é mais bem respondida.
| A pergunta | A quem se leva | O que se recebe |
|---|---|---|
| Quanto vou pagar de imposto e em que datas? Estou no regime certo? | Contabilista | Enquadramento, declarações entregues, prazos e avisos |
| Tenho um problema concreto e quero um plano para o resolver | Consultor | Análise e recomendação, num trabalho com princípio e fim |
| Quero pensar esta decisão com quem já passou por ela | Mentor | Experiência, perguntas e uma segunda opinião ao longo do tempo |
| Quero aprender a fazer as contas e a decidir | Formação | Método que passa a usar-se em todas as decisões |
| Há apoios ou financiamento para o meu projeto? | IAPMEI e associações empresariais | Avisos abertos, programas e contactos |
| Como é que outras pessoas resolvem isto? | Um par na mesma fase | Conversa regular com quem vive as mesmas dúvidas |
As secções seguintes descrevem cada um: o que dá, que perguntas resolve melhor e como preparar a conversa.
O contabilista trata do que a lei obriga: classifica documentos, entrega declarações, cumpre prazos, enquadra o negócio no regime certo e avisa quando se aproxima de um limiar. É a pessoa indicada para perguntas como estas:
A última pergunta abre uma porta útil. A Helena é advogada e todos os anos perguntava ao contabilista como pagar menos imposto. A resposta era correta e valia algumas centenas de euros. Trocou a pergunta: passou a pedir-lhe, em janeiro, a faturação do ano por tipo de processo e por cliente. Com esse mapa viu que 30% das suas horas iam para processos cobrados a valores de há quatro anos. Reviu a tabela e passou dois tipos de processo a avença mensal.
O que a Helena fez com o mapa já é gestão: que preço cobrar, que clientes aceitar, onde investir. São decisões de quem gere, e tomam-se melhor com os números que o contabilista entrega a quem lhos pede. Quando contratar um contabilista e quanto custa está no artigo quando contratar contabilista.
Quando há um problema delimitado e é preciso alguém que o estude e proponha um caminho: reorganizar a oferta, rever o processo de vendas, preparar uma candidatura a um apoio. O consultor traz método e um olhar de fora, trabalha durante um período combinado e entrega uma análise ou um plano.
A primeira conversa rende mais com o problema escrito numa frase e os números disponíveis. Antes de avançar, convém pedir por escrito o que vai ser entregue, em que prazo e o que é preciso da parte do negócio. Nas candidaturas a incentivos, o honorário é muitas vezes uma percentagem do montante aprovado, e convém que fique escrita antes de qualquer assinatura.
Um mentor é uma pessoa com experiência em gerir que acompanha as decisões ao longo do tempo. Faz perguntas que ainda não tinham sido feitas, conta o que viu acontecer em situações parecidas e apresenta contactos que podem ajudar.
Serve melhor as perguntas sem resposta única: se é altura de contratar, se compensa abrir um segundo espaço, se aquele cliente grande vale as horas que vai ocupar. Há mentoria paga e há programas de mentoria em associações empresariais e em incubadoras. Como se organiza, como se paga e o que levar para a primeira conversa está no artigo sobre mentoria para o negócio.
Para aprender a fazer as contas e a tomar as decisões que voltam todos os meses: calcular um preço, ler a margem, planear a tesouraria, organizar as vendas. O que se aprende uma vez serve em todas as decisões seguintes.
A formação rende mais quando se sabe onde ela faz falta. Antes de escolher o que estudar, vale a pena ver em que área o negócio ganha mais com o tempo dedicado: o diagnóstico vem antes da formação.
No IAPMEI, a Agência para a Competitividade e Inovação, que é a principal porta de entrada para o apoio público a empresas em Portugal. Funciona como balcão para vários instrumentos: os Vales, que são apoios pequenos, a fundo perdido e em cofinanciamento, para contratar serviços a entidades externas, e os sistemas de incentivos, com montantes maiores e candidaturas mais exigentes.
Cada apoio só se usa quando há aviso aberto, e é o aviso que diz a quem se destina, o que paga e até que montante. O primeiro passo é abrir os avisos em vigor no site do IAPMEI e confirmar se o negócio cabe em algum. Se o banco recusou um pedido de crédito, há outros caminhos antes de desistir do investimento: os apoios a fundo perdido, quando há aviso aberto, e as linhas de crédito com taxa bonificada do IEFP.
As associações empresariais são a segunda porta. Existem em quase todos os distritos, e muitas têm encontros mensais, programas de mentoria e grupos de trabalho por setor. A ANJE, a AIP, a AEP e a NERSANT são algumas das associações a que se pode perguntar o que têm para um negócio como este.
Há ainda a Rede Nacional de Incubadoras, gerida pela Startup Portugal, que junta incubadoras de todo o país. Muitas têm eventos, mentoria e sessões de apresentação de negócios. Perguntar à mais próxima o que há e em que condições.
Em 2017, 72,5% dos trabalhadores por conta própria trabalhavam sem empregados (INE, Inquérito ao Emprego, módulo ad hoc). Quem gere assim decide o preço, o cliente difícil e o mês seguinte sem ter a quem perguntar «e tu, o que fazias?».
Uma resposta simples é um par: outra pessoa com um negócio na mesma fase, de qualquer área, com quem se fala meia hora por semana. A Fernanda é consultora de marketing digital e adiava três ou quatro decisões por mês por falta de alguém com quem as pensar. Combinou uma chamada semanal de meia hora com uma designer que também trabalha por conta própria. Em cada chamada, uma põe a dúvida em voz alta e ouve como a outra resolveu uma parecida. A Fernanda passou a decidir mais depressa, e as duas começaram a indicar clientes uma à outra.
Para encontrar um par, o ponto de partida são as pessoas cujo trabalho já se acompanha: um comentário com substância, uma mensagem sem pedido nenhum, um café.
E nos dias em que a dúvida é maior do que uma decisão por tomar, o artigo sobre querer desistir do negócio ajuda a separar um dia mau de uma má decisão.
Escrever as três perguntas que mais ocupam esta semana. Ao lado de cada uma, escrever a quem a levar, com o mapa de cima. Se as três vão para sítios diferentes, começar pela que tem data: um prazo fiscal, uma candidatura, um cliente à espera de resposta.
Se as três forem variações de «por onde é que eu pego nisto», a primeira ajuda é uma ordem de trabalho. O artigo não sei gerir o meu negócio: por onde começo? dá uma, em três passos.
O Elevate Club é uma plataforma de apoio à gestão de pequenos negócios, e é uma das saídas deste mapa: serve a quem quer aprender a decidir com os seus números. Tem lições curtas sobre preços, margens, vendas, marketing, operações e IA, e ferramentas onde cada lição se aplica aos dados do negócio. O artigo para quem é o Elevate Club descreve com mais detalhe a quem serve.
O primeiro passo é o diagnóstico gratuito: lê 5 áreas-chave do negócio em cerca de 10 minutos e mostra onde o apoio faz mais falta.