O mês em que a conta não chega para todos os pagamentos: duas perguntas para perceber se é um mês curto, a ordem por que se paga, com quem se negoceia e o que fica fora dos cortes.
Quatro sítios para onde o dinheiro vai: o preço da hora, a margem de cada serviço e de cada cliente, os custos fixos e as despesas da casa. Com a conta que confirma cada um.
Viabilidade em três contas para um negócio já aberto: se paga o ordenado de quem o gere, a quantos clientes está do ponto de equilíbrio e para onde aponta a tendência dos últimos seis meses.
Enquanto o cartão for o mesmo, o saldo não diz nada sobre o negócio. Com duas contas, um salário fixo e uma regra de levantamentos, o saldo passa a dizer como correu o mês.
Próximo passo
10 minutos, e ficas a saber que decisões tomar primeiro.
Com clientes e trabalho entregue e, mesmo assim, a conta sem chegar para os pagamentos deste mês, o primeiro passo é perceber se é um mês curto, com dinheiro atrasado que tem data para entrar, ou um aperto que se repete. A seguir, listar tudo o que vence e pagar por ordem de consequência: primeiro os salários e o que foi retido por conta de outras pessoas, depois o que mantém o negócio a faturar, depois o mínimo pessoal, e só então o Estado (com as declarações entregues no prazo, mesmo quando o pagamento falha), a renda e os fornecedores que podem esperar. O que ficar por pagar negoceia-se antes da data de vencimento, com uma data concreta e confirmação por escrito.
Isto acontece porque faturar e receber são momentos diferentes, e entre os dois podem passar semanas. Os artigos sobre fluxo de caixa e sobre clientes que pagam a 60 dias explicam o mecanismo e a prevenção. Este trata do mês em que já aconteceu.
São duas perguntas e respondem-se em cinco minutos, com o extrato dos últimos seis meses aberto.
1. Se este mês fosse normal, as contas fechavam? Contar quantos dos últimos seis meses fecharam com o dinheiro a chegar para tudo. Se quatro ou cinco fecharam bem e este é a exceção, o problema é de calendário. Se três ou mais foram apertados, o calendário explica pouco.
2. O que falta este mês está a caminho, com data? Uma fatura aceite, com vencimento marcado, é dinheiro atrasado. As vendas que ainda estão por acontecer ficam fora desta conta.
Com dois «sim», é um mês curto e os passos seguintes resolvem-no. Com um «não», os mesmos passos servem para atravessar as próximas semanas, e fica uma decisão de estrutura por tomar, tratada mais abaixo.
Três números, escritos no mesmo sítio: o saldo real de hoje, as entradas com data confirmada até ao fim do mês e a lista de tudo o que vence, linha a linha.
O Vítor tem uma carpintaria com um funcionário. No dia 1 tinha 2.300€ na conta e 4.000€ de faturas aceites com pagamento marcado para esse mês: 6.300€ disponíveis. A lista do que vencia somava 7.670€. A diferença tinha uma causa só: uma cozinha de 5.200€, entregue e elogiada, cujo pagamento o cliente passou para o mês seguinte. Faltavam 1.370€, com o trabalho feito e as faturas emitidas.
Sem uma regra escrita, a ordem que se impõe é a do barulho: recebe quem telefona mais vezes. O critério que serve é a consequência: o que acontece, com que rapidez e com que margem de negociação, se cada linha ficar por pagar. Quanto mais depressa a falta estraga a capacidade de faturar no mês seguinte, mais acima fica.
Paga-se de cima para baixo até o dinheiro acabar. Tudo o que fica abaixo dessa linha negoceia-se por escrito.
O dinheiro mais barato do mês é o que já é devido ao negócio. Antes de telefonar a um fornecedor, convém percorrer as faturas vencidas e enviar hoje um lembrete por cada uma. Para um atraso de poucos dias, chega uma mensagem curta que assume esquecimento: confirma que a fatura foi recebida, indica o número e a data de vencimento. Para um atraso de duas semanas, o tom passa a formal e o canal passa a email, com o valor e um prazo para regularizar.
A quem adiou um pagamento grande vale a pena propor uma parte já. O Vítor pediu-a ao cliente da cozinha, e a resposta foi que o valor entrava todo no dia 8 do mês seguinte. Ficou com a data por escrito, que era o que precisava para negociar o resto.
Quem está do outro lado prefere um acordo à alternativa: o fornecedor prefere receber em sessenta dias a entregar o caso a um advogado, e o senhorio prefere metade agora a um espaço vazio. O que estraga estas conversas é pedir sem data ou pedir depois de já ter falhado.
Fornecedores. Uma chamada de dois minutos, antes do vencimento, com quatro frases:
Uma data que se cumpre mantém o crédito desse fornecedor aberto no mês seguinte. O artigo sobre prazos e dependência de fornecedores mostra como combinar estes prazos com o mês calmo.
Senhorio. A proposta que funciona reparte o valor: metade na data certa e metade numa data marcada.
Banco. Se há uma prestação de crédito ou de leasing, o instrumento a pedir é o diferimento de capital: durante alguns meses pagam-se só os juros e o capital passa para o fim do contrato. Sai mais barato do que um crédito novo e pede-se antes de falhar a prestação. Pedido a tempo, fica fora do registo de incumprimento, embora possa ficar marcado como crédito reestruturado na Central de Responsabilidades de Crédito do Banco de Portugal, que os outros bancos consultam.
A regra que segura este escalão é declarar mesmo quando o pagamento falha. A obrigação de declarar e a obrigação de pagar são coisas diferentes. Entregar a declaração periódica de IVA sem pagar o valor apurado já tem custo, em juros de mora e numa coima por pagamento fora do prazo. Deixá-la por entregar soma outra coima, a da falta de entrega, à dívida que já existia.
Dentro deste escalão, o IVA é o que se paga primeiro e o que se deixa atrasar menos tempo. É dinheiro cobrado aos clientes por conta do Estado, e por isso a lei (artigo 196.º do CPPT) só admite pagá-lo em prestações a título excecional.
Para as dívidas ao Estado existem planos de pagamento em prestações, com regras públicas. Quando uma dívida fiscal entra em execução fiscal, o pedido faz-se no Portal das Finanças ou num serviço de finanças. Para as contribuições em atraso à Segurança Social, faz-se na Segurança Social Direta, em Pagamentos e dívidas, ou num atendimento presencial. Nesse plano, o pagamento de cada prestação tem de ser gerado por quem tem a dívida: todos os meses é preciso entrar na Segurança Social Direta para emitir o documento. Durante a negociação, a atividade continua a ser declarada e o que é devido a ser entregue, porque o plano só trata da dívida existente.
Os prazos, os valores mínimos e os juros destes planos são atualizados de tempos a tempos. Os números de cada caso confirmam-se nos dois portais e com o contabilista, que é quem ajuda a submeter o pedido.
Há cortes que aliviam o mês e custam o ano.
Com 6.300€ para 7.670€ de compromissos, a ordem deu isto:
Saíram 6.110€ e ficaram 190€ de folga na conta. Ficaram 1.060€ por pagar, combinados antes do vencimento em duas conversas de dois minutos, e a retirada do mês teve 500€ a menos. Quando os 5.200€ entraram no dia 8, a renda e o fornecedor foram pagos nas datas ditas.
Um mês curto acontece a qualquer negócio. Quatro meses curtos em seis são informação sobre a estrutura: a ordem de pagamento atravessa cada um deles e o aperto volta no seguinte.
A Sílvia tem um estúdio de ioga. Durante quatro meses faturou perto de 2.700€, com 2.950€ de custos fixos e retirada mínima, e os 250€ em falta saíram de uma reserva que desceu de 2.000€ para 1.000€. Ao quinto mês passou para uma sala partilhada, com a renda a descer de 650€ para 350€. Com 2.650€ de custos e os mesmos 2.700€ de faturação, o mês passou a fechar com 50€ de sobra e a reserva parou de descer.
Nestes casos, a decisão marca-se com data: que custo, que preço ou que forma de cobrança muda, e até quando. Se o aperto se repete com a agenda cheia, o artigo trabalho muito e não sobra dinheiro trata desse caso.
Reparte-se por cinco dias: no primeiro, o retrato e a ordem escrita; no segundo, as cobranças; no terceiro, os telefonemas; no quarto, as declarações ao Estado e a conversa com o contabilista; no quinto, a pergunta de estrutura. Somado, ocupa uma tarde na primeira vez e cerca de uma hora nas seguintes, com a lista de credores e os contactos já feitos.
No Elevate Club, plataforma de apoio à gestão de pequenos negócios, a lição «O mês em que não há dinheiro para tudo» acompanha a escrita da ordem de pagamento e das conversas a ter, e a ferramenta de tesouraria mostra, com os números do negócio, em que mês o saldo fica curto, a tempo de preparar essas conversas.