Perguntar a quem empreende por conta própria quanto custa o seu serviço dá quase sempre uma resposta que se limita aos materiais. O cabeleireiro pensa nos produtos que gasta, a terapeuta nos óleos, o designer no software, a dona do café no grão.
E param aí, como se o custo de prestar um serviço fosse apenas aquilo que se vê e se toca.
O custo real de cada serviço tem pelo menos seis camadas, e a maioria das pessoas só conta uma. As outras cinco são invisíveis, mas são custos que se pagam, quer se contem quer não.
As 6 categorias de custo que todos os serviços têm
1. Materiais e produtos diretos
Estes são os óbvios: o que se gasta fisicamente para prestar o serviço. A tinta de cabelo, o creme de massagem, a farinha do pão, a folha de papel da impressão.
São os custos mais fáceis de calcular e, ironicamente, costumam ser a parcela mais pequena do custo total.
2. O tempo (ao seu valor real)
O tempo tem um custo, e conta-se todo: o da sessão ou do serviço em si e também o de preparação, de deslocação, de arrumação, de seguimento.
Uma sessão de coloração que demora 2 horas na cadeira pode exigir 15 minutos de preparação, 10 de limpeza e 5 de registo. São 2 horas e 30 minutos de trabalho, mesmo que só se registem 2. E o valor desse tempo é o que outro serviço pago renderia.
3. Espaço (proporcionalmente)
Num espaço próprio (loja, gabinete, estúdio, cozinha), o custo desse espaço distribui-se por cada serviço que lá se presta. A renda é um custo por hora de utilização.
Com 800€ de renda e 160 horas de trabalho por mês nesse espaço, cada hora custa 5€. Uma sessão de 2 horas "ocupa" 10€ de renda. Parece pouco, mas multiplicado por todos os serviços, é um dos maiores custos do negócio.
Mesmo a trabalhar de casa, há custos: a proporção de eletricidade, internet, água, o espaço dedicado ao trabalho em vez de ao lazer. Não é obrigatório contabilizá-los todos, mas fingir que são zero é uma ilusão.
4. Impostos e contribuições sociais
Em Portugal, quem trabalha por conta própria paga:
- Segurança Social: 21,4% sobre o rendimento relevante, que em prestação de serviços corresponde a 70% do que se fatura (confirmar na Segurança Social Direta).
- IRS: retenção na fonte (se aplicável) ou pagamento anual, que varia conforme o escalão e as deduções.
- IVA: se for ultrapassado o limite de isenção de IVA em vigor (isenção do artigo 53.º), passa a ser obrigatório cobrar e entregar IVA. Confirmar o valor atual no Portal das Finanças, porque é revisto no Orçamento do Estado.
Estes impostos incidem sobre o que se fatura, não sobre o que se lucra (com exceção parcial do IRS). São um custo real por cada serviço. Numa cobrança de 80€, a Segurança Social leva cerca de 12€ (21,4% sobre 70% do valor) e o IRS mais uns 6€, conforme o escalão: o rendimento líquido é 62€, antes de descontar qualquer outro custo.
5. Custos administrativos e operacionais
Contabilidade. Software de faturação. Conta bancária do negócio. Telemóvel profissional. Seguro de responsabilidade civil. Quotas da associação profissional. Alojamento do site. Domínio.
Nenhum destes custos é grande individualmente, mas somados, e divididos pelo número de serviços prestados, representam 2€ a 10€ por serviço, dependendo do volume de trabalho.
Quanto menos serviços se fazem por mês, mais pesados ficam os custos administrativos por serviço. É aritmética simples: os mesmos 150€ de contabilidade divididos por 50 serviços são 3€ cada; divididos por 15 serviços, são 10€ cada.
6. Custos invisíveis
Estes são os que quase ninguém conta, e são tão reais como os outros.
Desgaste de equipamento. O secador da cabeleireira, a máquina de café, o computador do designer, tudo tem uma vida útil. Se o secador custou 300€ e dura 3 anos, são 100€/ano ou 8,30€/mês ou 0,05€ por sessão de 20 minutos. Parece irrelevante até se somarem todos os equipamentos.
Formação. Workshops, cursos, certificações, livros. É investimento, sim, mas também é um custo que se distribui por cada serviço prestado com esse conhecimento.
Tempo não pago. A resposta a uma mensagem de um potencial cliente que não converte. A proposta que não é aceite. A publicação no Instagram que levou uma hora a fazer. Este tempo custa dinheiro, e nenhum cliente o paga diretamente.
O caso da Carla: o que custa realmente uma coloração
A Carla é cabeleireira em Braga, com oito anos de experiência. Tem um espaço próprio e cobra 80€ por uma sessão de coloração e corte. Parece um preço justo. Mas quanto custa, de facto, essa sessão?
Materiais diretos: tinta, oxidante, champô, máscara, produtos de finalização, cerca de 15€ por sessão. A Carla já sabe isto de cor.
Tempo: 2 horas e 30 minutos do início ao fim (receção, aplicação, tempo de pausa, lavagem, corte, secagem, despedida). Se dividirmos o custo operacional por hora da Carla, obtemos o valor real. Mas para isso precisamos dos outros custos.
Espaço: a Carla paga 800€ de renda. Trabalha cerca de 160 horas por mês no salão. Custo por hora: 5€. Numa sessão de 2,5 horas: 12,50€.
Impostos: Segurança Social a 21,4% sobre o rendimento relevante, que em serviços é 70% do que se fatura. Sobre 80€, são cerca de 12€. Como a Carla fatura a clientes particulares, não há retenção na fonte: o IRS não se paga já: é apurado na declaração anual e convém guardá-lo. Contando com uma reserva de uns 6€ por sessão, os impostos ficam à volta de 18€.
Custos administrativos: contabilidade (60€/mês), software de marcações (15€/mês), seguro (35€/mês), outros (20€/mês) = 130€/mês. Se a Carla faz 60 serviços por mês: 2,17€ por sessão. Arredondemos para 3€.
Custos invisíveis: desgaste de equipamento, formação anual, tempo de limpeza entre clientes. Estimativa conservadora: 2€ por sessão.
O tempo da Carla, que é a segunda categoria, fica de fora desta soma de propósito: é precisamente o que o lucro tem de pagar, e é isso que vamos ver a seguir.
Custo total real por sessão: 50,50€.
Receita: 80€. Lucro: 29,50€. Margem: 37%.
A Carla não está a perder dinheiro, mas tem uma margem mais apertada do que imaginava. Pensava que dos 80€ "ficava com 65€" (descontando só os materiais e os impostos). Fica com 29,50€, e são esses 29,50€ que pagam as 2,5 horas de trabalho dela, cerca de 12€ à hora efetiva.
E falta uma parcela: o IVA. Com 60 sessões por mês, a Carla fatura perto de 57.600€ por ano, muito acima do limite de isenção do artigo 53.º do CIVA (15.000€), por isso cobra IVA a 23%. Como as clientes são particulares, os 80€ já o incluem: 14,96€ de cada sessão são do Estado, e o que é dela são 65,04€. Refeito o cálculo sobre esse valor, com a Segurança Social e o IRS a descer na mesma proporção, sobram cerca de 18€ por sessão, uns 7€ à hora.
Se a Carla quiser uma margem de 45% sobre o que é dela, saudável e com espaço para crescer, a sessão teria de valer cerca de 100€ sem IVA, ou seja, 123€ na fatura da cliente. Para 50%: 118€ sem IVA, 145€ com IVA.
O caso da Inês: o verdadeiro custo de um café
A Inês tem um café de bairro em Lisboa. Vende um café por 1,20€. Os grãos moídos para um café custam-lhe cerca de 0,30€. A margem parece excelente, 75%. Será?
Materiais diretos: café moído 0,30€.
Tempo de preparação e serviço: entre preparar a máquina, servir, limpar a chávena, cerca de 1 minuto e meio. E aqui há um erro que quase toda a gente comete: o custo de uma pessoa contratada não é o salário. Ao ordenado mínimo somam-se os subsídios de férias e Natal, a Segurança Social do lado da entidade, o subsídio de refeição e o seguro de acidentes de trabalho. Na prática, a hora custa à Inês perto de 7,70€, quando o recibo mostra pouco mais de 6€. A 1 minuto e meio, isso é 0,19€ por café.
Chávena, pires, colher, açúcar, guardanapo: consumíveis que parecem gratuitos mas custam. Estimativa: 0,04€ por café.
Amortização da máquina de café: uma máquina profissional custa 5.000-8.000€ e dura 7-10 anos. A 6.000€ em 8 anos, são 62,50€/mês. Se vende 800 cafés por mês: 0,08€ por café.
Espaço proporcional: a máquina de café ocupa espaço, a zona de balcão serve os clientes. Se o custo total do espaço é 1.200€/mês e o café representa 20% do negócio: 240€/mês ou 0,30€ por café (a 800 cafés/mês).
Eletricidade: a máquina consome energia. Estimativa: 0,03€ por café.
Desperdício: grãos que se estragam, leite que expira, cafés que saem mal e são refeitos. Cerca de 3-5% de perda: 0,02€ por café.
Custo total real por café: 0,96€.
Receita: 1,20€. Lucro: 0,24€. Margem real: 20%.
Vinte por cento, longe dos 75% que parecia.
Por cada café, a Inês ganha 0,24€, quando, contando só os grãos, parecia ganhar 0,90€. E se o preço dos grãos subir, ou a renda aumentar, ou a funcionária precisar de um aumento, essa margem encolhe rapidamente.
Vender café com estes números não é mau negócio, mas o café sozinho não sustenta o negócio. É por isso que os cafés vendem pastelaria, tostas, sumos, refeições: produtos com margens mais altas compensam os que têm margens apertadas.
O exercício para fazer agora
Escolher o serviço mais frequente e abrir as seis gavetas.
- Materiais diretos: quanto se gasta fisicamente para prestar este serviço?
- Tempo total: não só a sessão, mas preparação, deslocação, limpeza, seguimento. Multiplicar pelo custo-hora mínimo.
- Espaço: renda (ou custos de casa) dividida pelas horas de trabalho, multiplicada pela duração do serviço.
- Impostos: Segurança Social + IRS estimado sobre o valor faturado.
- Administração: somar todos os custos operacionais mensais e dividir pelo número de serviços.
- Invisíveis: equipamento, formação, tempo não pago, mesmo uma estimativa conservadora vale mais do que ignorar.
Somar tudo: esse é o custo real por serviço.
Agora, comparar com o preço cobrado. A diferença é o lucro real, e a percentagem que esse lucro representa é a margem verdadeira.
Se a margem for inferior a 30%, há um problema de preço, de custos, ou de ambos. E a solução começa por saber, com números, onde o negócio está.
Calcular com uma ferramenta, em vez de à mão
No Elevate Club, a aula «Análise de custos» traz uma ferramenta onde cada custo do negócio entra marcado como fixo, variável ou pontual. Ela soma-os por tipo, reparte os pontuais pelos doze meses e mostra num gráfico quanto pesa cada um. Para ver o que acontece à margem com um preço mais alto, há o simulador de cenários e o ensaio do aumento, que calcula com os serviços e clientes reais.
A ferramenta faz os cálculos, mas o trabalho de recolher os números continua a ser de quem gere. E uma vez feito, não é preciso repetir tudo de raiz, só atualizar os valores quando mudam.
O custo de um serviço inclui sempre o que está por trás: o tempo, o espaço, os impostos, o desgaste, o trabalho invisível. Enquanto não se contar tudo, não se sabe realmente se o preço é justo.
Para pôr isto em prática, o plano «Os números do mês» tem as aulas e as ferramentas, em dias de até 15 minutos, e acaba com o orçamento dos próximos 12 meses em Excel, os custos separados em fixos e variáveis e a previsão da tesouraria.