Pensas que o custo do teu serviço são os materiais. Na realidade, são os materiais mais o tempo, mais o espaço, mais os impostos, mais a administração, mais os custos que nem sabes que tens. Vamos abrir a conta toda.
Um orçamento anual num pequeno negócio cabe numa página: receita esperada por época, custos fixos, investimentos com condição. E decide por ti nos meses em que decidir custa mais.
Um mês lucrativo no papel não garante dinheiro na conta. Como pequenos negócios em Portugal sobrevivem a prazos de pagamento longos sem entrar em pânico.
Um negócio pode ser lucrativo no papel e ir à falência na prática. A diferença entre lucro e fluxo de caixa é o que separa quem sobrevive de quem fecha.
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8 minutos, e sais com a ordem das tuas decisões.
Quando perguntas a quem empreende por conta própria quanto custa o seu serviço, a resposta quase sempre se limita aos materiais. A cabeleireira pensa nos produtos que gasta. A terapeuta pensa nos óleos. A designer pensa no software. A dona do café pensa no grão.
E param aí. Como se o custo de prestar um serviço fosse apenas aquilo que se vê e se toca.
O custo real de cada serviço que prestas tem pelo menos seis camadas, e a maioria das pessoas só conta uma. As outras cinco são invisíveis, mas são dinheiro real que sai do teu bolso, quer o contes quer não.
Estes são os óbvios. O que gastas fisicamente para prestar o serviço. A tinta de cabelo, o creme de massagem, a farinha do pão, a folha de papel da impressão.
São os custos mais fáceis de calcular e, ironicamente, costumam ser a parcela mais pequena do custo total.
O teu tempo tem um custo. Não apenas o tempo da sessão ou do serviço em si, mas também o tempo de preparação, de deslocação, de arrumação, de seguimento.
Uma sessão de coloração que demora 2 horas na cadeira pode exigir 15 minutos de preparação, 10 de limpeza e 5 de registo. São 2 horas e 30 minutos de trabalho, mesmo que a conta só registe 2. E o valor desse tempo é o que poderias estar a ganhar se estivesses a fazer outro serviço pago.
Se tens um espaço, loja, gabinete, estúdio, cozinha, o custo desse espaço distribui-se por cada serviço que lá prestas. A renda é um custo por hora de utilização.
Se pagas €800 de renda e trabalhas 160 horas por mês nesse espaço, cada hora custa-te €5. Uma sessão de 2 horas "ocupa" €10 de renda. Parece pouco. Mas multiplicado por todos os serviços, é um dos maiores custos que tens.
Mesmo que trabalhes de casa, há custos: a proporção de eletricidade, internet, água, o espaço que dedicas ao trabalho em vez de ao lazer. Não é obrigatório contabilizá-los todos, mas fingir que são zero é enganar-te.
Em Portugal, quem trabalha por conta própria paga:
Estes impostos incidem sobre o que faturas, não sobre o que lucras (com exceção parcial do IRS). São um custo real por cada serviço. Se cobras €80, a Segurança Social leva cerca de €12 (21,4% sobre 70% do valor) e o IRS mais uns €6, conforme o teu escalão: o teu rendimento líquido é €62, antes de descontar qualquer outro custo.
Contabilidade. Software de faturação. Conta bancária do negócio. Telemóvel profissional. Seguro de responsabilidade civil. Quotas da associação profissional. Alojamento do site. Domínio.
Nenhum destes custos é grande individualmente. Mas somados, e divididos pelo número de serviços que prestas, representam €2 a €10 por serviço, dependendo do teu volume de trabalho.
Quanto menos serviços fazes por mês, mais pesados ficam os custos administrativos por serviço. É aritmética simples: os mesmos €150 de contabilidade divididos por 50 serviços são €3 cada; divididos por 15 serviços, são €10 cada.
Estes são os que quase ninguém conta. E são reais.
Desgaste de equipamento. O secador da cabeleireira, a máquina de café, o computador do designer, tudo tem uma vida útil. Se o secador custou €300 e dura 3 anos, são €100/ano ou €8,30/mês ou €0,05 por sessão de 20 minutos. Parece irrelevante até somares todos os equipamentos.
Formação. Workshops, cursos, certificações, livros. É investimento, sim, mas também é um custo que se distribui por cada serviço que prestas com esse conhecimento.
Tempo não pago. A resposta a uma mensagem de um potencial cliente que não converte. A proposta que não é aceite. A publicação no Instagram que levou uma hora a fazer. Este tempo custa-te dinheiro, e nenhum cliente o paga diretamente.
A Carla é cabeleireira em Braga, com oito anos de experiência. Tem um espaço próprio e cobra €80 por uma sessão de coloração e corte. Parece um preço justo. Mas quanto custa, de facto, essa sessão?
Materiais diretos: tinta, oxidante, champô, máscara, produtos de finalização, cerca de €15 por sessão. A Carla já sabe isto de cor.
Tempo: 2 horas e 30 minutos do início ao fim (receção, aplicação, tempo de pausa, lavagem, corte, secagem, despedida). Se dividirmos o custo operacional por hora da Carla, obtemos o valor real. Mas para isso precisamos dos outros custos.
Espaço: a Carla paga €800 de renda. Trabalha cerca de 160 horas por mês no salão. Custo por hora: €5. Numa sessão de 2,5 horas: €12,50.
Impostos: Segurança Social a 21,4% sobre o rendimento relevante, que em serviços é 70% do que faturas. Sobre €80, são cerca de €12. Como a Carla fatura a clientes particulares, não há retenção na fonte: o IRS não sai já, mas vem na declaração anual e convém guardá-lo. Contando com uma reserva de uns €6 por sessão, os impostos pesam à volta de €18.
Custos administrativos: contabilidade (€60/mês), software de marcações (€15/mês), seguro (€35/mês), outros (€20/mês) = €130/mês. Se a Carla faz 60 serviços por mês: €2,17 por sessão. Arredondemos para €3.
Custos invisíveis: desgaste de equipamento, formação anual, tempo de limpeza entre clientes. Estimativa conservadora: €2 por sessão.
O tempo da Carla, que é a segunda categoria, fica de fora desta soma de propósito: é precisamente o que o lucro tem de pagar, e é isso que vamos ver a seguir.
Custo total real por sessão: €50,50.
Receita: €80. Lucro: €29,50. Margem: 37%.
A Carla não está a perder dinheiro. Mas tem uma margem mais apertada do que imaginava. Pensava que dos €80 "ficava com €65" (descontando só os materiais e os impostos). Fica com €29,50, e são esses €29,50 que pagam as 2,5 horas de trabalho dela, cerca de €12 à hora efetiva.
Se a Carla quiser uma margem de 45%, saudável e com espaço para crescer, o preço da sessão deveria ser cerca de €92. E para 50%: €101.
A Inês tem um café de bairro em Lisboa. Vende um café por €1,20. Os grãos moídos para um café custam-lhe cerca de €0,30. A margem parece excelente, 75%. Será?
Materiais diretos: café moído €0,30.
Tempo de preparação e serviço: entre preparar a máquina, servir, limpar a chávena, cerca de 1 minuto e meio. E aqui há uma armadilha que apanha quase toda a gente: o custo de uma pessoa contratada não é o salário. Ao ordenado mínimo somam-se os subsídios de férias e Natal, a Segurança Social do lado da entidade, o subsídio de refeição e o seguro de acidentes de trabalho. Na prática, a hora custa à Inês perto de €7,70, quando o recibo mostra pouco mais de €6. A 1 minuto e meio, isso é €0,19 por café.
Chávena, pires, colher, açúcar, guardanapo: consumíveis que parecem gratuitos mas custam. Estimativa: €0,04 por café.
Amortização da máquina de café: uma máquina profissional custa €5.000-€8.000 e dura 7-10 anos. A €6.000 em 8 anos, são €62,50/mês. Se vende 800 cafés por mês: €0,08 por café.
Espaço proporcional: a máquina de café ocupa espaço, a zona de balcão serve os clientes. Se o custo total do espaço é €1.200/mês e o café representa 20% do negócio: €240/mês ou €0,30 por café (a 800 cafés/mês).
Eletricidade: a máquina consome energia. Estimativa: €0,03 por café.
Desperdício: grãos que se estragam, leite que expira, cafés que saem mal e são refeitos. Cerca de 3-5% de perda: €0,02 por café.
Custo total real por café: €0,96.
Receita: €1,20. Lucro: €0,24. Margem real: 20%.
Vinte por cento. Não 75%.
A Inês não ganha €0,90 por cada café, ganha €0,24. E se o preço dos grãos subir, ou a renda aumentar, ou a funcionária precisar de um aumento, essa margem encolhe rapidamente.
Vender café com estes números não é mau negócio, mas o café sozinho não sustenta o negócio. É por isso que os cafés vendem pastelaria, tostas, sumos, refeições: produtos com margens mais altas compensam os que têm margens apertadas.
Escolhe um serviço, o que prestas com mais frequência, e abre as seis gavetas.
Soma tudo. Esse é o teu custo real por serviço.
Agora compara com o que cobras. A diferença é o teu lucro real. E a percentagem que esse lucro representa é a tua margem verdadeira.
Se a margem for inferior a 30%, tens um problema de preço, de custos, ou de ambos. E a solução começa por saber, com números, onde estás.
No Elevate, a ferramenta de análise de custos guia-te por estas seis categorias, com campos específicos para cada tipo de negócio. Preenches os valores, a ferramenta calcula o custo por serviço, a margem real, e mostra-te simulações do que acontece se subires o preço em 10%, 20%, ou 30%.
A ferramenta faz os cálculos. Mas o trabalho de recolher os números é teu. E uma vez feito, não precisas de repetir tudo de raiz, só atualizar os valores quando mudam.
O custo de um serviço inclui sempre o que está por trás: o tempo, o espaço, os impostos, o desgaste, o trabalho invisível. Enquanto não contares tudo, não sabes realmente se o teu preço é justo. Para ti.